Det finnes mange gode kanaler for å rekruttere frivillige. En god forståelse av hvem målgruppen er gir et godt grunnlag for å avgjøre hvor man bør sette inn støtet. Videre er det viktig å tenke på den beste måten å nå ut til målgruppen på.
Her er noen naturlige rekrutteringskanaler:
- Internrekruttering og venner
- Hjemmeside
- Sosiale medier
- Kick-off, fest og andre arrangementer
- Medieomtale
- Lokalkunnskap
- Tidligere frivillige. Fornøyde frivillige = kommer igjen
- Videregående skoler, voksenopplæring og andre studiesteder
Intern/vennerekruttering
Det enkleste er ofte å begynne med de menneskene som står deg og dine nærmest. Ta kontakt med den nærmeste omgangskretsen og formidle behovet videre der. Det kan også være andre ressurspersoner i din organisasjon som har et stort nettverk man kan dra nytte av. Gruppelederne deres kan ha med seg nettverk fra andre arrangører de har jobbet for. Som arrangør i oppstartsfasen er ofte rekruttering i den nærmeste omgangskretsen et naturlig utgangspunkt. Over tid vil man forhåpentligvis bygge seg opp flere kilder til rekruttering.
Hjemmeside
Mange festivaler benytter seg av frivilligdatabaser som gjør det mulig å registrere sin frivilligsøknad på hjemmesiden. NKA har medlemstilbud med to forskjellige arrangørverktøy, Arkon og Mobilise, som begge tilbyr denne muligheten. Når man åpner opp registeringen for årets arrangement på nettsiden er dette da også en fin anledning til å informere om hva det vil si å jobbe som frivillige på deres arrangement. Her kan det være fint å si noe om:
- De forskjellige jobbene dere tilbyr- og kort om hva jobben går ut på og arbeidsmengde
- Aldersgrense for å jobbe som frivillig
- Tidsplan for arrangørens arbeid med å behandle frivilligsøknadene, når kan man forvente å få tilbakemeldinger på e-post, SMS, informasjon på nettsiden
- Arrangørens forventinger til de frivillige
- Hvor man skal møte opp de dagene man jobber- og de dagene man har fri
- Hva man får som frivillig- arbeidstøy, mat, overnatting osv
- Hvordan man kommer seg til arrangementet- kollektivtransport
- Annen relevant informasjon (program, miljøprofil, frivilligpolicy)
Informasjonen som rettes mot de frivillige på nettsiden kan kanskje med fordel deles opp i faser slik at man ikke går ut med all informasjon når man for eksempel legger ut registreringsskjemaet på nett, men at man kanskje kan skrive noe om punkt 1-4 ved åpning av registering- og fyller på med de resterende punktene i ny sak rett i forkant av avvikling. Det kan være lurt å samkjøre den informasjonen man legger ut på hjemmesiden med den informasjonen de frivillige mottar på diverse eposter fra registrering og fram mot avvikling.
Sosiale medier
Sosiale medier bør stå sentralt som et verktøy for å skape blest om arrangementet og i deres søken etter frivillige som kan jobbe for dere. Her er det lett å nå mange og man kan gjøre mange kreative stunts for å skape blest om for eksempel at man åpner opp påmeldingen på nettsiden, informasjon om hva det innebærer å jobbe som frivillig hos dere, kule arbeidsoppgaver osv. SoMe er i tillegg et godt verktøy for å bygge opp under informasjon som dere legger ut på deres egen nettside og eposter dere sender ut til frivillige/potensielle frivillige på et senere tidspunkt.
Kick-off fest eller andre arrangementer
En god måte for å skape blest om at dere trenger frivillige og at registreringen har åpnet, er å arrangere en kick-off for å markere dette. Denne kick-offen kan i så måte fungere som et sted for å rekruttere nye frivillige samt invitere frivillige som har vært med ved tidligere arrangement. Hvis man har en epostliste over frivillige fra tidligere arrangement kan man invitere dem og be dem ta med seg en venn eller to. På denne måten kan man lett rekruttere nye frivillige. På kick-offen må det være mulighet for at man kan registrere seg som frivillig til årets arrangement. Det kan også være en god idé å lage innhold utover selve registreringen frivillige. Organiser en konsert med et band, tale fra daglig leder, be bookingsjefen si noe om artistene som skal opptre, inviter resten av staben slik at de frivillige kan møte sine framtidige gruppeledere osv.
I tillegg til å forhåpentligvis kunne rekruttere masse flinke frivillige så er det, med tanke på trivsel og arbeidsmoral, avgjørende at folk kjenner at de tilhører et kollektiv. Det styrker eierforholdet de frivillige opparbeider seg til arrangøren og ansvaret folk føler overfor hverandre og jobben som skal nedlegges.
Medieomtale
De lokale media kan hjelpe deg som arrangør med å skape blest om arrangementet ditt. Å ha god kontakt med kulturjournalistene eller andre relevante som kan skrive om dere, kan føre til at det er lettere å få saker på trykk. Lokalaviser liker godt glad-saker som vedrører distriktene de dekker og lager kanskje til og med en reportasje om hvor kjekt det er å være frivillig på nettopp deres klubb eller festival. Her er det da en gylden mulighet til å informere om at deres arrangement trenger frivillige, hva de kan jobbe med og når. Mange arrangører har også en avtale med sin lokale avis om annonsering. Bruk om mulig litt plass på å fortelle publikum at dere trenger frivillige.
Lokalkunnskap
Bruk lokalkunnskapen deres i rekrutteringsarbeidet. Vet dere for eksempel at de fleste som går på din klubb eller festival studerer på den lokale høyskolen så kan det lønne seg å annonsere i studentavisa eller på nettsida til høyskolen. Heng opp informasjon om at dere trenger frivillige i kantina og legg ut flyers ved studiestart. Kanskje kan dere inngå et samarbeid med høyskolen i tillegg? Hva om de kan få annonsere for studiene på deres plakater mot at dere får informere om behovet for frivillige på skolens nettside?
Pass på at informasjon om frivilligbehovet er godt synlig på merkedager som for eksempel immatrikulering og kursstart på studiestedet. Informer om muligheten til å jobbe på klubben i forbindelse med årets første arrangement.
Inngå gjerne tettere kontakt med videregående skoler, voksenopplæring og andre studiesteder. Inngå gjerne tettere kontakt med videregående skoler, folkehøyskoler eller voksenopplæring. Besøk gjerne studiestedene for å snakke om ditt arrangement, med fokus på hva det vil si å være frivillig og hvilke oppgaver de kan melde seg til. Dette kan være en fin måte å rekruttere fra nye grupper som kanskje ikke har kjennskap til ditt arrangement fra før.
Fornøyde frivillige kommer igjen
Noe av det aller viktigste med å jobbe med frivillige er å gi dem en såpass innholdsrik, spennende og meningsfylt opplevelse med å arbeide på arrangementet deres at de ønsker å komme tilbake. Fornøyde frivillige kommer tilbake. Dette vil på sikt føre til at blir lettere å rekruttere nye frivillige, og dere får opparbeidet dere en kjerne av folk. Dere opparbeider dere også et godt rykte når det kommer til frivillighåndtering, noe som igjen kan føre til en bedre tilstrømning av folk som vil jobbe som frivillige hos dere. Husk at det er viktig å se og rose de frivillige for den innsatsen de gjør.
Dette er ikke gjort over natten og noe man må tilstrebe over tid. Hvordan man som arrangør forholder seg til sine frivillige; det være seg arbeidsoppgaver, arbeidstid, kommunikasjon i forkant/under avvikling, involvering i selve oppbygging av arrangementet/eierskap mm, vil være selve fundamentet i hvordan dere som arrangør forholder dere til de frivillige. Bruk god tid på å lage gode retningslinjer på dette og se til at dette er godt forankret i hele organisasjonen, fra styret/dagligleder til mellomledere og assistenter.