Å arrangere krever et sted å ha arrangementet. Det kan være innendørs eller utendørs, i egne eller andres lokaler, på puber eller i kulturhus. Det viktigste er å finne et sted som passer dere. Mange arrangører her til lands arrangerer i leide eller lånte lokaler, noe som har sine klare fordeler. Det krever mer å skulle drive sitt eget spillested.

Dersom du går med planer om å etablere et spillested, kreves det mer informasjon og veiledning enn du finner her. Det samme gjelder hvis dere planlegger en større utendørsfestival. Søk alltid hjelp hos erfarne fagfolk i slike tilfeller, og husk at alle medlemmer i NKA kan motta et gratis kurs i året.

Dette kapitlet fokuserer på den tekniske delen av produksjon. 

Kræsjkurs for arrangørspirer

Norske Kulturarrangører har utviklet et e-læringskurs for arrangørspirer som gir en grunnleggende forståelse for stegene du må gjennom når du planlegger og avvikler arrangementer. Del 3 av kræsjkurset tar for seg produksjonsfasen. Gjennom kurset får du en enkel innføring i noen av de viktigste komponentene av et vellykket arrangement. Kurset er utviklet for å gi deg innblikk i sentrale begreper, aktører, funksjoner, prosesser og oppgaver knyttet til arrangementsplanlegging og -avvikling. Kræsjkurset er gratis og åpent for alle. Få tilgang til kursets øvrige moduler via Norske Kulturarrangørers e-læringsplattform. 

Et arrangementslokale skal gi gode opplevelser til publikum og gode arbeidsforhold for både arrangør og artist. Ofte blir man allikevel nødt til å finne kompromisser, og dette avsnittet lister opp noen punkter det vil lønne seg å ha med i en slik vurdering.

Brannsikkerhet: Antall rømningsveier og kapasitet, m.m. Les mer om dette i kapitelet om sikkerhet.

Sikt og lyd: Publikum må kunne se og høre det som skjer på scenen. Dette både for å unngå misfornøyde billettkjøpere og for å unngå press blant publikum fremover mot scenen.

Publikumsflyt: Tenk på utforming i lokalene for å unngå kø og steder det ”propper” seg. Typiske steder kan være kontroll av vesker og ID, billettkontroll, garderobe, bar, toaletter, med mer. Les mer om dette i kapitlet om sikkerhet.

Ventilasjon: Et lokale blir fort varmt og det blir dårlig luft. Se til at lokalet har tilstrekkelig ventilasjon for utsolgt hus en varm sommerdag, og pass samtidig på at det er passe varmt en kald vinterdag.

Akustikk: Lokalet skal som hovedregel være «tørrest» mulig. Det vil si ha minst mulig etterklang. Hvis de akustiske forholdene er dårlige, er det mulig å rette på det. I enkelte tilfeller kan det løses med å dekke inn harde overflater med tepper og få opp lydplater. Virker ikke det, må dere få hjelp fra fagfolk. Prøv det lokale lydfirmaet. Kan ikke de hjelpe, vil de sikkert henvise dere til noen som kan.

Innlast og utlast: Mange trapper og trange korridorer skaper mye ekstraarbeid. Det optimale er at varebiler kan rygge inntil en dør koblet direkte til sceneområdet slik at utstyret kan trilles rett inn. Hvis veien er lenger og mer upraktisk, er det lurt å ha godt med personale tilgjengelig for å hjelpe til. Pass på at det er god belysning ved parkeringen for utlast nattestid, og ha gjerne noen refleksvester tilgjengelig hvis bærehjelpen må laste i nærheten av biltrafikk.

Lager og mellomlagring: Et låsbart lagerrom vegg i vegg med scenen er ideelt. Her kan man ha backline, kabler, stativer, transportkasser og lignende lett tilgjengelig. Det bør også være et sted i nærhet til scenen hvor artisten kan oppbevare tomme transportkasser og utstyr som ikke er i bruk under arrangementet. Sørg for at dette området er stort nok slik at utstyret ikke sperrer rømningsveier eller hindrer ferdsel for publikum.

Strøm: Arrangementsproduksjoner med lyd- og lysanlegg krever mye strøm. Det er derfor en forutsetning at det er god strømtilførsel i lokalet. Lysproduksjonen vil som oftest kreve mest kapasitet, men forsterkere til PA-anlegget og backline drar også en del strøm. 

Vanlig strøm i Norge har en spenning på 230V, mens de fleste andre land har 400V. Det har blitt vanligere med 400V i nybygg også i Norge, og det har etter hvert blitt det vanligste innen arrangements- og festivalproduksjon.

Hvis dere får utenlandske band på besøk, og disse har med egen backline, må dere være oppmerksomme på at en del land har 110V strøm. I så fall må dere ha en eller flere transformatorer. De fleste lydfirmaer leier ut slike. Husk å avklare dette med artistens turnéleder i god tid på forhånd

Scenens plassering og tilgjengelighet er viktig for publikums opplevelse og artistenes arbeidsforhold.

• Scenen må være plassert slik at størsteparten av publikum befinner seg foran den.
• Antall publikummere som kan se scenen bør ikke avvike for mye fra spillestedets/arenaens kapasitet.
• Det er ikke bra å ha scenen i et hjørne. I tillegg til de plassproblemene dette kan skape på sidene, fører det ofte til lydproblemer for artisten.
• Scenen må være stor nok til å romme de artistene dere ønsker å presentere. Gjør oppmerksom på scenestørrelse allerede i bookingen, så vet artistene hva som møter dem. 
• Scenegulvet må være jevnt og ha en overflate som ikke er glatt.
• Takhøyden kan ofte være en utfordring. Ideelt sett skal scenen være minst 50-60 cm høy slik at publikum bakerst i salen kan se artisten. Her skal det også være 3 meter under taket. Hvis takhøyden er for lav er det særlig lysproduksjonen som får lide.
• Veggene bak og på siden av scenen bør være mørke. Dette kan man fikse på en enkel måte ved å henge opp sort stoff. Husk at inndekningen må være brannsikret.

Rigging

Alle festepunkter for lystrosser og annet som henger fra taket skal sertifiseres av et godkjent firma. Konsekvensene av at en lyskaster eller en trosse faller ned kan være fatale. Ta derfor ikke lett på dette. Dersom dere ikke har motoriserte trosser som kan heves og senkes med en kontroll og derfor må arbeide i høyde med stige, bør dere være oppmerksomme på at det er regler for arbeid i høyden. Sørg for å ha en god og solid stige og utstyr for personsikring. Dersom det rigges i høyden og på scenen samtidig er det påbudt med hjelm.

Dere kan ha booket verdens tøffeste artist, men hvis den tekniske produksjonen ikke holder mål, går artistens velvilje og publikums reaksjon lett fra fortryllet til forbannet. Bruk derfor anerkjente merker på alt av utstyr og ansett eller lei inn kompetent personell. Lag en teknisk spesifikasjon (tech spec) hvor dere gjør rede for hvilket utstyr dere har, hvor stor scenen er og hvor stort lokalet er. Denne bør ligge ved alle bud dere sender til agenter. Har dere egen nettside, er det bare å henvise til informasjonen der. Husk å ha dialog mellom booking, produksjonsavdelingen og teknisk ansvarlig i tilfelle noe utstyr er ute av drift eller til reparasjon. Sørg for at det blir supplert med innleid utstyr.

Teknisk utstyr er dyrt i innkjøp, og i noen tilfeller kan det være mer lønnsomt å leie utstyr fra gang til gang. Dette blir et økonomisk spørsmål dere selv må vurdere. Generelt kan vi si at få, men store produksjoner taler for å leie, mens mange og enkle produksjoner taler for å eie.

Teknikerne ønsker seg selvfølgelig best mulig utstyr, mens styret og ledelsen ofte holder igjen av økonomiske årsaker. Hvis behovet er reelt og det viser seg at det mest lønnsomme er å kjøpe, må dere bruke vett og forstand når dere handler. Rådfør dere alltid med erfarne fagfolk. Markedet er fullt av ulike merker og modeller, men noen produsenter går oftere igjen på tekniske ridere og lydteknikernes ønsker enn andre. Ha også i mente at eget utstyr må vedlikeholdes og at dette kan kreve spesialkompetanse.

Hvis dere baserer dere på å leie utstyr til hvert arrangement, be om tilbud fra lokale leverandører. Husk at god service, punktlighet og pålitelighet ofte kan være verdt en tusenlapp ekstra. Ved store arrangementer kan det være aktuelt å spesifisere hva dere trenger av utstyr, og be ulike firmaer komme med anbud. I slike tilfeller lønner det seg å la en kyndig person til å ta seg av forhandlingene med artistene, og ikke overlate dette til lydfirmaet. De lever tross alt av å leie ut, og jo mer de får på fakturaen, desto bedre for dem.

PA-system er en forkortelse for ”Public Address System”. Det betegner det utstyret som forsterker og presenterer det totale lydbildet ut til publikum. Hvor stort PA-system som trengs bestemmes i hovedsak ut fra størrelsen på lokalet og hvilken type artister som skal spille på det. PA-systemet bør dekke det meste av publikumsområdet. Front fills er små høyttalere, som oftest plassert foran på midten av scenen som gir publikum lengst fremme like god lyd som resten av salen. Er det en balkong eller et amfi på spillestedet bør dere vurdere å ha noen ekstra høyttalere som fyller området under med lyd.

Har dere PA-system av et anerkjent merke som er godt vedlikeholdt og tilpasset lokalets størrelse, vil det være godt nok for de fleste artister.

I noen tilfeller har artisten med seg et eget PA-system. Dette er veldig vanlig blant for eksempel større produksjoner på turné. Pass på at dere har nok strøm til alt eksternt utstyr, at punktene det skal henges i tåler vekten av det, og at dere har booket nok bærehjelp og eventuelt sertifiserte riggere til å henge det opp.

Dere må regne med å supplere noe ekstra utstyr fra tid til annen. Her må man alltid bruke sunt vett. Det vitner ikke nødvendigvis om profesjonalitet å oppfylle halsbrekkende ridere til punkt og prikke.

Det siste man vil, er at opplevelsen skal ødelegges av dårlig lyd. Invester derfor noen kroner i lydutstyr fra et anerkjent merke. Sørg for å ha en kompetent lydtekniker som kan gi besøkende lydtekniker god service eller artisten god lyd.

Front of house-mikser

Sjekk artistenes tekniske ridere for hvilke merker som går igjen over ønskede miksere på front of house (ofte forkortet FOH) og hvor mange kanaler det er nødvendig at den har for deres spillested. Fra FOH styrer lydteknikeren lyden som kommer gjennom PA-systemet. Avhengig av størrelsen av spillestedet og bandet kan lydteknikeren også styre monitorlyden herfra. Med digitaliseringen av lydverdenen er det lettere for et lite spillested å få plass til konsoller med mange kanaler, men ikke bruk penger på noe som er helt unødvendig for dere.

Monitorer

Monitorer (eller wedges) er høyttalere på scenen hvor hver artist hører seg selv og de andre i bandet. Artistene kan selv velge hva de vil høre mer eller mindre av. Er dere et større spillested, kan dere vurdere å ha en egen monitormikser. Denne er plassert på høyre eller venstre side av scenen. Antall monitorer som artisten har behov for leser dere enkelt ut av den tekniske rideren.

Det har de siste årene blitt mer og mer vanlig med in-ear-monitor. Dette er et trådløst monitorsystem hvor artisten får monitorlyden gjennom en ørepropp i stedet for høyttalere på scenen. De fleste artistene som bruker dette har med seg øreproppene selv og ofte det trådløse systemet også.

De artistene som vil ha skikkelig lydtrøkk på scenen ber ofte om sidefills. Dette er høyttalere som spiller inn på scenen fra høyre og venstre side. En drumfill er en ekstra stor monitor som noen trommeslagere ønsker seg. Husk å beregne en egen monitor til monitorteknikeren hvis dere har monitormikser. Det er ikke alltid artistene husker å spesifisere dette i rider.

Mikrofoner

Dere bør ha en standard mikrofonpakke med stativer tilpasset den typen artister dere oftest arrangerer konserter med. Ta utgangspunkt i en standard ”rockepakke” med mikrofoner for trommer, bass- og gitarforsterkere og vokal. Legg til for eksempel mikrofoner for fele hvis dere ofte har folkemusikk og for blåseinstrumenter hvis dere har mye jazz. Å eie eget system for trådløse mikrofoner kan vurderes, men ofte kan man forhandle seg vekk fra dette eller leie inn ved behov.

Annet utstyr

Ha godt med DI-bokser, jackkabler, skjøteledninger, gaffateip og annet. Standard DJ-utstyr kan også være fint å ha.

Scenelyset skaper stemning og bygger opp under dynamikken i musikken. Ulike artister kan ha svært forskjellig forhold til lysbruk. For noen er det nærmest bare arbeidslys, mens andre bruker mer lys og lyseffekter enn lydutstyr. Hvis et band har spesielle behov for lys, så vil dette alltid være spesifisert i den tekniske rideren. Les rideren nøye og ta kontakt med artistens representant dersom det er noe som helst tvil om dere har, eller kan skaffe, det de ber om. Hvis dere har godtatt en omfangsrik lysrider, må dere levere varene.

Hva slags lys?

Har dere fått i oppgave å skaffe lys, er det viktig å være klar over at ikke alt scenelys er egnet til konserter. Utstyr som benyttes til teater vil ikke alltid fremkalle overstadig begeistring hos artistens lystekniker. Teatrene bruker ofte miksebord som bare har fadere og ikke flashknapper. Slike bord egner seg dårlig til konsertbruk.

Behovet for lys vil variere etter bandets eller artistens ønsker og lokalets størrelse. De fleste dimmere har 6 kurser som kan drive to lyskastere hver. En rigg med 12 lyskastere kan derfor kalles en slags standardrigg. Dette er ofte tilstrekkelig på de aller minste scenene.

Det kommer flere og flere lyskastere på markedet som bruker mindre strøm, tar mindre plass og ikke blir så varme som de tradisjonelle parkannene. Her kan man spare både penger og miljøet, samt at artisten får en mer behagelig temperatur på scenen.

Bevegelig lys, effektlys og større LCD- og LED-skjermer har blitt mer og mer vanlig. Dette er som regel dyrt og forholdsvis komplisert apparatur i forhold til konvensjonelt lys. Tenk dere nøye om hvis dere vurderer å kjøpe inn slikt utstyr. Band og artister som bruker avansert lys i sceneshowet sitt har ofte også helt spesifikke krav til hva de trenger. Kanskje er det smartere å leie enn å eie?

Plassering av lys

For en liten scene holder det nok med en lystrosse i bakkant av scenen og en et stykke foran scenen. Enda bedre er det om dere har en på hver side også. For større spillesteder kan man legge til flere trosser. Ta kontakt med en fagperson før dere setter i gang, så er dere sikre på at plassering av trossene er mest mulig hensiktsmessig.

Sikkerhet

Oppheng av lys er underlagt strenge regler, og disse må følges. Dere må derfor investere i godkjente festeanordninger for lyset. De fleste lyskastere har en festekrok for oppheng i metallrør (pipes). De skal være utstyrt med sikkerhetslenker i tillegg til festekroken, og disse skal alltid være festet.

Lyskastere utvikler mye varme. De må derfor holdes på trygg avstand fra lett antennelig materiale. Kombinasjonen av lyskastere og uimpregnerte, støvete scenetepper kan være en brannbombe. Lys trekker dessuten mye strøm, så pass for all del på å bruke riktig dimensjonerte kabler. De kan faktisk ta fyr før sikringene går. Som alt annet hengende utstyr, må lyskasterne sikres forsvarlig slik at de ikke faller i hodet på noen.

Backdrop

Backdrop er det banneret mange artister har med seg. Det inneholder ofte artistnavnet eller en spesiell design som kjennetegner artisten. Man bør ha et eget rør (pipe) til dette som er uavhengig av lysriggen.

Lystekniker

Å kjøre godt lys er en kunst som krever musikalitet, sjangerforståelse og estetisk sans. Lys er et visuelt virkemiddel som forsterker artistens kunstneriske uttrykk. Allikevel så er det mange band som av økonomiske årsaker reiser uten egen lystekniker. En lystekniker på et spillested vil ofte få skru mer enn stedets lydtekniker.

AV-teknikk

AV er en forkortesle for audiovisual. Mange artister benytter seg av video og bilder på storskjerm i kombinasjon med sin musikk. Ofte er det lysteknikeren som styrer dette da det inngår som en del av det visuelle showet til artisten. AV-tekniker er imidlertid en egen profesjon, så ikke ta for gitt at alle lysteknikere kan alt om AV-teknikk.

Backline er en samlebetegnelse på det utstyret musikerne bruker på scenen. I hovedsak dreier det seg om trommesett, akustiske og elektriske pianoer og instrumentforsterkere. Ofte medbringer artistene dette selv, men arrangøren kan også bli pålagt å skaffe det. Typen backline som ønskes er spesifisert i den tekniske rideren. Vær oppmerksom på at artistene ofte er svært nøye med hva slags backline de spiller på da for eksempel ulike gitarforsterkere gir ulik lyd. Før dere begynner å diskutere backlinekrav fra artisten må dere tenke på at dette utstyret er svært formende for artistens uttrykk. Forsøk derfor å etterkomme kravene innen rimelighetens grenser.

Dersom dere ikke klarer å skaffe det artisten ber om fra deres lokale leverandør, så dobbeltsjekk alltid alternative forslag med artisten før du leier inn. Arrangører som ofte må stille backline kan med fordel vurdere å kjøpe inn eget utstyr. Se gjennom gamle ridere, og finn ut hva som går igjen før dere innhenter tilbud og går til innkjøp.

Et stageplot er en tegning som viser hvor de ulike bandmedlemmene er plassert på scenen i forhold til hverandre, hvor forsterkerne er plassert, hvor de trenger strømuttak og hva de ønsker av risere.

Vedlagt i teknisk rider er det en inputliste. Det er en oversikt over blant annet hvilke mikrofoner som ønskes på hvilke kanaler på lydmikseren. På stageplot´et over kan du se at Terje sin mikrofon er på kanal 23, mens han har to monitorer som begge er på kanal 2. Alle mikrofonene på trommene er på kanal 1-13. Inputlisten er ofte en god oversikt over hva som trengs av DI-bokser, mikrofoner og mikrofonstativer, og hva av dette artisten har med seg selv og hva du som arrangør må stille med.

* DI står for Direct Input. En DI-boks er en boks som brukes hvis man skal koble en lydkilde direkte til mikseren. Det gjelder for eksempel elektriske pianoer, akustiske gitarer og DJ-bord.

Mange band ber om en ”trommeriser”. Dette er en slags ”miniscene” laget av sceneelementer med bein for at utøveren skal sees bedre av publikum. Ønsket høyde på riseren vil variere fra band til band. Er det lavt under taket på scenen og bandet ber om en trommeriser på 80cm som på bildet over, så bør dere kanskje anbefale en lavere riser. På trommeriseren bør det være festet et (tromme)teppe eller noe som gjør at trommene ikke sklir.

Hvis flere bandmedlemmer er plassert bak på scenen, for eksempel keyboardist, blåserekke og korister, kan det være ønskelig med flere risere i ulike størrelser og høyder. Den vanligste størrelsen på en riser i Norge er 1x2m, men du får de i ulike størrelser. Hvis man har å gjøre med et amerikansk band som ikke har turnert mye i Norge eller Europa før, kan det være greit å opplyse om dette. De ønsker seg nemlig gjerne trommeriser på 8x8 fot eller 2,4x2,4m. De vil da ofte velge en 2x3m variant. Må du uansett leie inn sceneelementer så er det leverandører som kan levere 2,4x2,4m også.

Hvis det er flere band som spiller samme kveld og dere har plass, kan dere erstatte riserbeina med hjul slik at omrigg kan gå raskere.

Praktisk og økonomisk tilrettelegging for best mulig arbeidsvilkår og gjennomføring av en konsert. Informasjonsflyt og koordinering er nøkkelord til et godt arbeid med logistikken.

Bud på artisten er godkjent – Hva nå?

• Hvilke premisser ligger i avtalen?
• Hva må avtales videre?
• Hvilket (økonomisk) spillerom har man i produksjonsfasen?

Produksjonsfasen

• Innhente informasjon
• Gi informasjon
• Koordinere
• Analysere
• Avvikle
• Evaluere

Disse fasene vil gli over i hverandre, men man kan si at dette er hovedpunktene:

Innhente informasjon

• Hospitality og tekniske ridere
• Presseskriv og pressebilder som videresendes til PR-ansvarlig

Gi informasjon

• Sende spillestedets tech spec og forslag til tidsplan for arrangementsdagen med utgangspunkt i når dere vanligvis åpner dørene. Send også med andre ting man må ta hensyn til, for eksempel tider for lydsjekk.
• Spesielle forhold artisten bør være klar over i god tid, slik som den lange bratte trappa ned til scenen, at det ikke er dusj på spillestedet og at parkeringen er 500m fra scenen.
• Ut fra avtalen kan man lese hva anslått besøksmengde er og orientere om hva man planlegger av bemanning.

Koordinere

• Når dere får ridere fra artist, sammenlign de med deres egne tech specs. Er det noen avvik?
• Det er viktig å lese ridere nøye og se om det er noe som man skal forhandle nærmere om før man signerer kontrakt
• Hvis du ikke har nødvendig kompetanse selv eller har en teknisk ansvarlig på huset, er det smart å sette teknikerne du skal ha på jobb og bandets turnéleder eller teknikere i kontakt med hverandre slik at viktige detaljer ikke faller mellom to stoler.
• Justere tidsplan nærmere gjennomføring når artisten vet ankomst/avreisetider
• Innleie av utstyr og booke på personell
• Les mer om hospitality rider under Artisthåndtering og booking
• Gi informasjon om parkering og overnatting
• Innhente av navnelister til hotell
• Ankomst- og avreisetider
• Gjesteliste (denne får man oftest på arrangementsdag)

Analysere

Gjør en enkel risikoanalyse en til to uker før konsertdagen for å få et bilde av hva slags kveld som forventes. Det som bør inngå i vurderingen er hvor godt billettsalget har gått, hvorvidt arrangementet er på en ukedag eller en helgedag og hva slags type artist man har med å gjøre. Ut fra de kriteriene, kan man gjøre seg opp en mening om hva publikums forventede oppførsel vil være og hvilke tiltak dere må gjøre. Informasjon om hva slags artist dere har booket sitter bookingavdelingen på, og gjennom dialog med turnéleder kan du som produksjonsansvarlig få et inntrykk av hvordan andre konserter med artisten pleier å gå for seg. Det kan for eksempel være at artist skriver i rider at vokalisten pleier å gå ned blant publikum. Dette er informasjon vaktansvarlig ikke kan gjette seg til og som dere må gi.

Andre punkter å analysere og vurdere å gjøre tiltak på er for eksempel om man kan forvente et aktivt publikum i området foran scenen. Kanskje bør dere bør booke sanitetspersonell? Et annet eksempel er hvis bandet skal bruke pyroteknikk. Da bør det vurderes å gjøre ekstra brannforebyggende tiltak.

Avvikling

• Vær på plass i god tid og vær forberedt. Ha kopier av alle nødvendige papirer.
• Sørg for at alle lokaler artisten skal oppholde seg i er rengjort før ankomst.
• Klargjør garderobe, get-in mat og drikke. Ha håndklær, nøkler og passord til trådløst nettverk klart. 
• Ha teknikere og annet nødvendig personell på plass i god tid før load-in. Hovedregel bør være at alt som kan gjøres klart før artisten kommer skal være klart. Det inkluderer blant annet risere, monitorer og mikrofoner.
• Sørg for at teknikerne får artistens ridere på forhånd eller ved ankomst. Sørg også for at de får en god brief om hva artisten har med selv av utstyr og bemanning, og hva de på vegne av deg eller dere som arrangør skal levere.
• Ha nok antall bærehjelp på plass til load-in.
• Dobbeltsjekk at alle leveringer er korrekte og at alt fungerer som det skal før det er for sent.
• Møt artisten ved ankomst og vis de rundt.
• Tenk sikkerhet hele dagen, ingen liker å bli frastjålet noe fra garderoben.
• Vær tilgjengelig
• Vær edru
• Følg opp dagsplanen
• Forbered ”doors” (dette må spillestedet ha egen rutine på med en god ansvarsfordeling)
• Er det lagt på plass vann og håndklær til artisten på scenen?
• Sjekk at brannutstyr er på plass og nødutganger ryddet
• Se til at atmosfæren i lokalet er god med passende bakgrunnsmusikk og tilfredsstillende møblering. 
• Sjekk at personell og utstyr som stempler og lignende er på plass
• Sørg for at gjesteliste og fotopass er på plass.
• Aldri slipp inn publikum uten klarsignal fra artisten. 
• Følg opp artisten slik at arrangementet ikke kommer i gang for sent

En del arrangører fortsetter ofte kvelden med klubb etter konserten. Hvis dansegulvet befinner seg foran scenen, slik det ofte gjør, blir det vanskelig å bære utstyr gjennom lokalet. Har dere plass til transportkasser på siden av scenen, kan dere i hvert fall pakke ned utstyret når konserten er over. Sørg for all del for at tomme transportkasser ikke blokkerer nødutgangene!

Evaluering

Veldig viktig, men lett å hoppe over. Se på hva som gikk bra og hva som må forbedres til neste gang.

En kjøreplan inneholder alle hendelser av betydning i løpet av en dag i kronologisk rekkefølge.

Kjøreplanens omfang vil så klart avhenge av størrelsen på arrangementet ditt. Som en tommelfingerregel skal en kjøreplan være en totaloversikt over alt som skal skje, når det skjer, hvem som er ansvarlig for det og hvem som bidrar.

Uavhengig av størrelse, antall avdelinger eller oppdeling av kjøreplan, er samarbeid, kommunikasjon og koordinasjon i forkant en forutsetning. Dessuten vil en god samarbeidsprosess med tydelige kommunikasjonslinjer lette trykket underveis - jo flere ting man har tenkt på og fått inn i kjøreplanen, jo bedre!

Få med navn og kontaktinformasjon på nøkkelpersoner, og send ut kjøreplanen i god tid slik at alle kan sette seg inn i den. I hvert fall bør arrangementets vakt-, artist- og tekniske ansvarlig ha denne på et tidlig tidspunkt. Kanskje det kommer forslag til endringer også?