Ansvar
Det er ledelsen i en virksomhet som har ansvaret for virksomhetens aktiviteter. Det betyr i de fleste tilfeller daglig leder, men styret kan også straffes om det kan bevises at de har brutt loven gjennom uaktsomhet. Oppgavene for gjennomføring eller oppfølging av tiltak kan delegeres. Ansvaret derimot, kan ikke delegeres. Det betyr for eksempel at virksomheten kan utpeke en HMS-ansvarlig som skal gjennomføre HMS-arbeidet, men det er fortsatt ledelsen som har ansvaret for at det faktisk blir gjennomført.
Leverandører og midlertidige konstruksjoner
For de fleste arrangører handler midlertidige konstruksjoner i stor grad om å forholde seg til eksterne leverandører da det i de fleste tilfeller er et eksternt firma som leverer den midlertidige konstruksjonen til konserten eller festivalen. Som arrangør er man ansvarlig for publikums sikkerhet. Derfor er det viktig å velge seriøse leverandører og stille krav for å sikre at kvaliteten på leveransen er høy og sikkerheten er ivaretatt. I tillegg er det viktig at krav til dokumentasjon er ivaretatt og at arrangøren er bevisst rollen som sikkerhets- og HMS-koordinator på arenaen. Arrangører er ikke, og skal ikke være ingeniører med dybdekunnskap om midlertidige konstruksjoner, men skal være eksperter på hvilket ansvar man har.
Velg en seriøs leverandør
Det er ikke alltid lett å vite om leverandøren man velger har den kunnskapen, erfaringen, yrkesstoltheten og kvaliteten som er nødvendig. Derfor er referanser utrolig viktig. Et godt forarbeid kan forhindre mye hodebry og eventuelle ulykker.
- Sjekk referanser: Ring til andre arrangører som har brukt samme leverandør og spør hva slags erfaring de har med leverandøren.
- Billigst er ikke nødvendigvis best: Det heter at pris og kvalitet henger sammen. Ofte er det dessverre sant. Det betyr ikke at vi automatisk bør velge de dyreste leverandørene, men at man må gjøre noen aktive vurderinger i prosessen med valg av leverandører. Kanskje gjør lav pris det mulig å booke en større artist. Men er det verdt det om artisten får elendig lyd eller i verste fall blir skadet fordi leveransen var av dårlig kvalitet slik at sikkerheten ikke var ordentlig ivaretatt?
- Ingen valgmuligheter? Det er ikke alle arrangører som har flere leverandører å velge mellom. I så fall har man et enda større ansvar i forhold til å følge opp at leveransen har god kvalitet og at sikkerheten er ivaretatt. Ha en åpen dialog med leverandøren.
- Still krav: Det er viktig å stille krav til leverandørene. Man kan ikke bare forvente at de skal levere i henhold til lover/regler og arrangørens kvalitetskrav uten at man forsikrer seg om det ved å aktivt følge opp kravene som stilles.
Å stille krav til leverandørene handler ikke om å være vanskelig. Det handler om:
- Å sikre seg selv som arrangør
- Profesjonalitet
- Å levere kvalitet til publikum og alle involverte
Hvilke krav skal man stille?
Det er flere ting man bør stille krav om til leverandørene, men noen av dem er:
- Firma-CV
- Referanser
- Ansvarsforsikring
- HMS egenerklæring
- Sertifikater/kompetansebevis
- Risikovurderinger med tiltaksplaner
- Produkt-/teknisk dokumentasjon
- Måling av vind/nedbør
- Lynavledning
- Dokumentasjon på kapasitet i telt og scene
- Beredskapsplaner
- Samsvarserklæring
Lag overordnede sikkerhetsregler for arenaen
Det kan være fornuftig å lage en avtale, eller i alle fall regler for sikkerhet på arenaen som leverandørene må bekrefte at de har lest og forstått. Reglene kan for eksempel si noe om:
- At alle er pliktige til å følge norsk lovverk
- At alle skal bruke nødvendig personlig verneutstyr
- At risikofylte operasjoner skal risikovurderes
- At hjelm er påbud ved alt arbeid med tunge gjenstander over hodet
- At alle konstruksjoner over 0,5m høyde som er beregnet for personer skal sikres med rekkverk
- At alt utstyr som monteres over hodet på personer skal ha en sekundær sikring (f.eks. vaier), og at konstruksjonen utstyret er festet i skal være godkjent for dette
- Slå fast at arrangør har det overordnede ansvaret for sikkerheten og forøvrig si noe om fordelingen av ansvar mellom arrangør, leverandør (og ev. montør)
- At det forventes at leverandør minimum stiller på oppstarts-/informasjonsmøte og på overleveringsmøte når konstruksjonen er ferdig
- At alle ulykker eller nestenulykker skal meldes inn til arrangør
- Definere konsekvenser av at reglene ikke overholdes. F.eks. at det kan føre til bortvisning eller at riggingen blir stoppet av arrangøren
Sign-off
Flere store arrangementer, særlig i andre land i Europa, bruker et Sign-off regime som betyr at leverandøren ved overlevering til arrangør må signere på at konstruksjonen er levert og montert i henhold til produsentens anvisninger, og at den nå er trygg å bruke.
Det er ingenting i veien for at tilsvarende system også skal kunne brukes av mindre arrangører. Det krever ikke så mye arbeid, og gir en ekstra trygghet før man skal ta i bruk konstruksjonen(e).
- Gjennomfør et overleveringsmøte med leverandøren
- Be leverandøren signere på at konstruksjonen er levert og montert i henhold til produsentens anvisninger, og at den er trygg å bruke
- Lag gjerne en ”godkjent”-lapp/skilt som festes på konstruksjonen
- Bruk systemet på f.eks. telt, scenekonstruksjoner, tribuner, høyttalerrigger, stillaser og lignende
Følg opp at kravene etterleves
Som arrangør må man følge opp at kravene som stilles til leverandørene etterleves, ellers forsvinner poenget med å stille krav.
- Vær synlig, gå runder på arenaen for å se at alt går riktig for seg
- Gjennomfør oppfølgingsmøter
- Si i fra til leverandørene hvis man mener noe ikke er riktig
- Gjennomfør overleveringsmøter
Les også Håndbok i teknisk festivalproduksjon fra Kulturrom her.