NKA søker vertskap for Arrangørkonferansen 2017

Hva betyr det å være vertskap for Arrangørkonferansen?

Er du medlem i Norske Konsertarrangører kan du søke om å være vertskap for konferansen. Vertskapet jobber tett sammen med NKA både i forkant av arrangementet og under avvikling, og fungerer som NKAs lokale nettverk og kaospilot. Det forventes at vertskapet deltar aktivt i planleggingsfasen med å finne passende lokaler, innhente tilbud fra hotell, tilrettelegger og markedsføre arrangementet. Under produksjon og avvikling må vertskap stille med hender, slik at vi sammen kan skape en god opplevelse og produksjon for deltakerne. Sammen med NKA setter også vertskapet det sosiale programmet der man har mulighet til å vise hva byen har å tilby både av lokasjoner og innhold. NKA står for det faglige innholdet i konferansen. Det aller meste av kostnader er det NKA som dekker, men vertskap må beregne å bruke arbeidstimer på arrangementet.

Gjennom å huse Arrangørkonferansen 2017 får dere en gyllen mulighet til å vise frem deres unike arrangørmiljø, byen og området til landets konsertarrangører. Vi oppfordrer medlemmer i samme by å søke sammen! I søknaden skal dere på overordnet nivå skissere et innhold – gjerne på ulike steder/lokaler slik at man får et inntrykk av miljøet i vertskapsbyen. Engasjement, økonomi og gode ideer utenfor boksen vektlegges!

Det er satt to mulige datoer for Arrangørkonferansen 2017:
20 - 21. oktober eller 27 - 28. oktober 

Tentativt program:
Fredag
Konferanse kl. 11.00 – 17.00 (ca)
Sosialt og middag på kvelden.

Lørdag
Konferanse kl. 10.00 – 17.00 (ca)
Sosialt og festmiddag på kvelden

Søndag
Hjemreise

Hva forventes av lokalt vertskap?

• Tid og kapasitet til å delta aktivt i planlegging og tilrettelegging
• Tid og kapasitet til å være med på gjennomføring av produksjon og gjennomføring av arrangement
• Gode ideer og engasjement

Søknaden må inneholde: 

• Foretrukken dato
• Hvorfor dere ønsker å være lokalt vertskap og hvorfor Arrangørkonferansen bør være hos dere i 2017?
• Hotell: Intensjonsavtale med hotell for 250 personer (pris er viktig).
• Ferdig forhandlet pristilbud for enkel/dobbel/trippelrom
• Pris på dagpakke (fra hotell eller der man skal holde konferansen)
• Transport: Hvordan kommer man seg til dere? Dersom lokalene ligger spredt; hvordan kommer man seg fra A til B?
• Konferansefasiliteter: Konferansefasiliteter som kan romme 250 personer (tenk gjerne alternativer til konferansehotell, men det må være funksjonelle lokaler med tilgang til teknisk utstyr som prosjektorer, lyd osv.)
• Et grovt budsjett over kostnader
• Tanker eller utkast til sosialt program (fredag og lørdag). Hva ønsker dere å vise frem og hva kan man oppleve hvis man kommer til dere? Tenk gjerne litt utenfor boksen!

Søknadsfrist mandag 13. februar 2017