Tidligere i år informerte Norske konsertarrangører medlemmene om de nye kravene til føring av personallister for enkelte bransjer. Informasjonen vi la ut den gang kan du se her.

Skrivet er utarbeidet i samarbeid med Arkon.

Norske konsertarrangører mottok mange innspill fra våre medlemmer om de nye kravene. På bakgrunn av disse innspillene sendte vi et brev til Skattedirektoratet for å få svar på noen av punktene som ble opplevd som uklare, vanskelig å tolke og/eller urimelige. 

Vi ønsket en konkretisering knyttet til følgende punkter:

• Hvem er det som per definisjon jobber med servering? Er det kun de med direkte tilknytting til serveringsstedet eller skal det også gjelde de som sitter på kontor, adskilt fra serveringsstedet med ansvar for eksempel innkjøp, logistikk for barer og restauranter osv.?

• Hvilke krav stilles til føring av personallisten og arbeidslisten om man ønsker å føre den elektronisk? Kan myndighetene anbefale noen elektroniske systemer?
   
• Hvorfor skal frivillig, ulønnet personale omfattes av dette kravet?
   
• Innleid og eksterne aktører - hva er det som gjelder her? Eksempelvis vakt- og renholdselskaper osv.
   
• Om man benytter seg av en arbeidsplan og noen jobber overtid. Hvordan gjøres dette? Skal man oppdatere arbeidsplanen?

Alle skal med i listen
Alt personell som er tilknyttet virksomheten skal føres i personallisten. Alle frivillige og administrasjon skal føres opp.

Unntak: 
Innleide foretak som Vaktselskap og selskap som utfører f.eks serveringsoppdrag er selv ansvarlig for å føre lister for sine egne hvis de omfattes av forskriftene. Slikt personale skal bære ID-kort som viser deres navn og navn på foretaket de er tilknyttet for å skille dem fra foretaket som kontrolleres. 
Administrasjon som kun jobber i et fysisk avgrenset område utenfor arrangementsområdet skal ikke føres i listen.

Listeføring
Personallisten kan føres manuelt eller med elektroniske verktøy som tilfredsstiller kravene.

Manuell føring gjøres i en egen bok utarbeidet av Skattedirektoratet. 
Elektronisk føring kan ikke gjøres i f.eks. Excel, Word eller andre systemer som er redigerbare. 
Det er mulig å kombinere manuell føring og elektronisk føring. F.eks. kan administrasjon med variabel arbeidstid føres i manuell liste.

Krav til elektronisk føring:
En elektronisk liste kan ta utgangspunkt i et system for vaktlister/arbeidsplan.

Listen skal umiddelbart kunne skrives ut ved kontroll.
Listen skal inneholde:

• Fødselsnummer (11 siffer) eventuelt D-nummer for personer uten norsk statsborgerskap.
• Fullt navn
• Den bokføringspliktiges (virksomhetens) navn og organisasjonsnummer
• Starttidspunkt for skift
• Sluttidspunkt for skift

Endringer skal dokumenteres med tidspunkt da endringen ble utført samt navn på den som utførte endringen.
Endringer kan være justering av tidsrom eller angivelse av at en person ikke har møtt på vakt. 
Opprinnelig satt tidspunkt skal fortsatt være synlig etter endring.

Skattedirektoratet godkjenner ikke spesifikke elektroniske systemer. Hvis man ønsker å føre personallisten elektronisk, så anbefaler de at man henvender seg til systemleverandører som tilbyr løsninger for tidsregistrering, som ikke kan endres/manipuleres.

Norske konsertarrangører har medlemsavtaler med to leverandører av slike system som oppfyller disse kravene. Arkon og Mobilise.

Les mer om disse her.

Frivillige
Frivillige/ulønnet personale skal inn i listen fordi det skal være enkelt og avstemme listen mot de personer som arbeider i foretaket slik at man ikke skal bli møtt av en påstand om at dette er ulønnet personale som ikke skal inn i listen.

Frivillig barpersonale (www.parkenfestivalen.no)

Kontroll
Ved kontroll skal listen umiddelbart kunne skrives ut på papir og/eller godkjent bok forelegges hvis manuell listeføring er brukt.

Alt personell skal kunne legitimere seg. Dette kan gjøres ved framlegging av gyldig legitimasjon eller ved at arrangør har avtale med den enkelte og tatt kopi av godkjent legitimasjon og at denne kan framlegges i tilknytning til personallisten.

Nyoppstartede konsertarrangører kan bli kontrollert av skattemyndighetene selv om det ikke ligger noe regnskap til grunn. Da vil man i ettertid, når årets regnskap foreligger, vite om karvet til personallister er berettiget.

Overtredelsesgebyr
Ved mangler ilegges et grunngebyr på 8600 kroner , samt 1 720 kroner per mangel.

Mangel kan være

• Ufullstendig utfylling av info
• Personer på stedet som ikke er oppført i listen
• Personer på stedet utenfor oppført arbeidstid
• Manglende legitimasjon
• Brudd på oppbevaringsbestemmelsene for listen

Datasikkerhet og personvern
For å dekke forskriftenes krav, settes det også flere krav til databehandling og oppbevaring av skjermingsverdig informasjon på alle involverte. Fødselsnummer og D-nummer er ikke definert som sensitive opplysninger.Fødselsnummer anses imidlertid å være skjermingsverdig fordi mange anser det som viktig å beskytte slike opplysninger.

Ved innhenting av fødsels- og D-nummer i registreringsskjema, bør nettsiden med skjema kunne sende data videre kryptert. (exhttps://skjema.com)

For mer detaljert informasjon:

Krav til føring av personalliste i enkelte bransjer

Hvem skal registreres i personallisten? Prinsipputtalelse 23.01

Hvordan skal personallisten føres og presenteres på utskrift? Prinsipputtalelse 19.02

Denne informasjonen finner du også i Norske konsertarrangørers Arrangørwiki.