Hopp til hovedinnhold- Referanser, CV- og nettverksbygging.
- Felleskap, vennskap, kjærlighet.
- Selvrealisering og sosial læring.
- Identitet og eierskap til arrangementet.
- Verdien av å gjøre noe for andre.
Det kan altså være mer enn én grunn til at man deltar som frivillig. Motivasjonen kan ofte være dynamisk: Det kan hende at en i utgangspunktet verver seg som frivillig for å få flere venner og bidra til fellesskapet, men etter hvert ønsker å bruke det som springbrett for en videre karriere. Det kan også være at en begynte for å skape seg et større nettverk i jobbsammenheng og at en underveis får entusiasme og fortsetter arbeidet for å gjøre noe nyttig for sitt lokalsamfunn.
Når dere jobber med frivillige må dere huske at motivasjonsfaktorene er individuelle og kan variere svært mye fra person til person. Derfor er det viktig med fleksibilitet i frivillig-strukturen. Det må være rom for en viss tilpasning etter den enkeltes behov og motivasjon.
Husk så langt det lar seg gjøre, å ta hensyn til de frivilliges ønsker og behov når dere fordeler arbeidsoppgaver og setter opp vaktlister.
Referanser, CV- og nettverksbygging
Mange ser frivilligjobben som et naturlig steg inn i arbeidslivet. Det kan enten være et spesifikt ønske om å ville jobbe i musikkbransjen i fremtiden eller om generelt om å ha frivillig arbeid på CV-en. Mange arrangører rekrutterer nye ansatte blant de frivillige på deres arrangement. Dette kan være en suveren rekrutteringskanal inn mot staben. Det kan også i seg selv være en motivasjonsfaktor i rekrutteringsprosessen. Dersom arbeid som frivillig kan gi jobbmuligheter senere, kan det gjøre det å melde seg som frivillig enda mer lukrativt. Det kan også være aktuelt at sentrale personer hos arrangøren er referanser i forbindelse med andre jobbsøknader. Dette krever gjerne at den som skal gi referanse kjenner den frivillige godt.
Mange frivillige ønsker seg ofte en attest etter at de har jobbet. Det er en fin service man som arrangør kan tilby.
Fellesskap, vennskap og kjærlighet
Å jobbe med å arrangere arrangementer kan gi en stor fellesskapsfølelse. Det finnes mange oppgaver som skal gjøres, og alle er gjensidig avhengige av hverandre. På denne måten blir ofte samholdet sterkt og man får et inntrykk av at alle sammen er med i det store tannhjulet som driver arrangementet framover. Dette er en stor motivasjonsfaktor for mange. I dette fellesskapet knyttes det kontakter, man danner langvarige vennskap, og for noen heldige oppstår det til og med evig kjærlighet.
Selvrealisering og sosial læring
For mange er det å jobbe som frivillig første skritt inn i organisert arbeid. Det er derfor veldig viktig at man som arrangører har dette i bakhodet når man arbeider med frivillige. Det er viktig at man er bevisst denne rollen slik at de frivillige får en ryddig og positiv opplevelse. Det å jobbe med andre i et større team kan for noen oppleves som litt voldsomt og skummelt til å begynne med, men forhåpentligvis vil dette føles annerledes etter at arrangementet er ferdig. Kanskje man først da får opplevelsen av å i felleskap ha løftet arrangementet.
Husk å legge til rette for alle, tilpasse oppgaver og arbeidsmengde etter evne og behov, stille krav men vær samtidig rettferdig, behandle de frivillige med den respekten de fortjener og kommunisere på en tydelig og hyggelig måte. På den måten får de frivillige mulighet til utvikle seg i sin rolle og i sitt tempo.
Identitet og eierskap til arrangementet
Noen arrangører har flere frivillige som kommer tilbake år etter år. De blir en del av arrangementets hverdag. Slike dedikerte medarbeidere har en enorm stolthet i arbeidet sitt og et stort eierskap til klubben eller festivalen. Denne typen motiverte frivillige ville aldri tenkt tanken på å ikke møte opp til jobb til avtalt tid eller å sluntre unna arbeidsoppgavene sine.
I næringslivet er eierskap knyttet til hvem som rettslig eier virksomheten og dermed kan innhente overskudd i gode år, eller må avvikle dersom det ikke går rundt økonomisk. I frivillig virksomhet er eierskap knyttet til motivasjon. Jo større egeninteresse de frivillige har til arrangementet, desto mer motiverte blir de for oppgavene som skal utføres. Hvilke midler har arrangører når de ikke kan dele ut overskudd i form av penger til sine frivillige? Hvordan kan man være med på å skape denne formen for eierskap?
De som styrer arrangementet har selvsagt stor grad av eierskap til det de holder på med. Mye av deres motivasjon er at de får anledning til å booke de kunstnerne de har lyst til å se, får jobbe med utfordrende og spennende oppgaver, får møte mange mennesker, og generelt sett er de med å skape innhold. I hvilken grad kan denne eierskapsfølelsen overføres til de frivillige? I tillegg til at man er med på å lage noe, så har også ledergruppen mye ansvar. Kan man delegere ned en større del av beslutningsansvaret? Mer ansvar og mer medvirkning vil for de fleste medføre mer egeninteresse og stolthet i arbeidet som utføres.
Som i alt annet arbeid med frivillige så finnes det ikke noen fasit, men som arrangør blir man vant til å tenke kreativt og nytt.
Tips
- Vær personlig i kontakten med de frivillig. Alle som jobber på arrangementet er like viktige, og dette bør kommuniseres tydelig.
- Skap fellesskapsfølelse med å snakke om «vi» og «oss», ikke «jeg» og «meg» eller spesifikke grupper og ledere.
- Er de frivillige viktige for ditt arrangement? Hvis ja, nevn det i alle fora, overalt. Man kan sjeldent gi nok ros.
- La de frivillige se programmet før det gjøres offentlig eller samtidig som pressen får vite det. Da skaper man også en følelse av eksklusivitet.
- Arranger kick-off arrangementer bare for medarbeidere. Festivaler kan gjerne arrangere slike treff flere ganger i løpet av ett år. Arranger gjerne kick-off i forbindelse med programslipp.
- Arranger kurs, seminar og kompetanseheving, slik at medarbeiderne får mer kunnskap om bransjen de jobber i, jobben de skal utføre og oppgavene de skal løse.
- Ha en åpen og inkluderende ledergruppe som behandler alle innspill seriøst.
- Ha ordentlige strategidokumenter på hva som er virksomhetens holdninger til sine medarbeidere.
- La flere medarbeidere ta del i flere beslutningsprosesser.
- La de ulike gruppene arrangere hver sine internkvelder. Man kan for eksempel arrangere «vaktkvelden», «billettselgerens aften» osv.
- Arranger inkluderende strategiprosesser - for eksempel hytteturer eller båtturer der alle får ta del i strategiarbeidet og legge framtidsplaner og visjoner.
- Etterstreb i mest mulig grad å gi mer utfordrende oppgaver underveis. Gi flere mer ansvar.
- Gjennomfør evaluering under eller rett etter arrangementet, og arranger gjerne frivilligfest for å feire det man har fått til sammen.
