For de fleste arrangementer handler midlertidige konstruksjoner i stor grad om å forholde seg til eksterne leverandører, gjennom å:
Det er også viktig å være klar over at arrangøren i mange tilfeller har rollen som byggherre under opprigging og nedrigging av midlertidige konstruksjoner. Dette innebærer blant annet ansvar for å koordinere sikkerheten mellom ulike leverandører og virksomheter som jobber på arenaen samtidig. Se kapittelet om aktuelt lovverk for mer om byggherreansvaret og Byggherreforskriften.
Midlertidige konstruksjoner som skal stå kortere enn to måneder krever ikke søknad og tillatelse i henhold til Plan- og bygningsloven (pbl. § 20-3). Dette betyr at vi slipper å gå gjennom en formell søknadsprosess og ikke er pålagt å bruke foretak med ansvarsrett. Det betyr imidlertid ikke at vi slipper dokumentasjonsarbeidet – det er like omfattende uansett om det er søknadsplikt eller ikke. Kommunen kan føre tilsyn og kreve at all dokumentasjon fremlegges, og vi som arrangør er selv ansvarlig for at kravene er oppfylt.
Det er særlig viktig å være klar over at store deler av byggteknisk forskrift (TEK17) gjelder fullt ut også for midlertidige konstruksjoner under to måneder. Dette inkluderer krav til produktdokumentasjon (kap. 3), konstruksjonssikkerhet (kap. 10) og brannsikkerhet (kap. 11). Andre kapitler – som krav til uteareal og plassering (kap. 8), planløsning (kap. 12), miljø og helse (kap. 13) og energi (kap. 14) – gjelder bare så langt de passer. For praktisk veiledning om brannsikkerhet i midlertidige konstruksjoner – blant annet brannhemmende materialer, rømningskapasitet og brannsikkerhet i telt – se kapittelet om brannvern (kap. 14).
En festival som setter opp den samme scenen eller det samme teltet på samme sted år etter år kan ikke uten videre regne med å falle inn under unntaket for kortvarige tiltak. Kommunaldepartementet har presisert at en innretning som plasseres for kortere tid, men gjøres om og om igjen hvert år, normalt ikke kan anses som midlertidig. I slike tilfeller kan kommunen vurdere at tiltaket i realiteten er varig, og at det krever ordinær søknad og tillatelse etter pbl. § 20-1 – med alle krav det medfører.
Som arrangør har vi rollen som byggherre under rigging og nedrigging. Byggherreforskriften gir oss noen konkrete plikter:
For større arrangementer med mange samtidige entreprenører kan det være fornuftig å utpeke en egen SHA-koordinator. Se kapittelet om aktuelt lovverk (kap. 2.5) for mer om Byggherreforskriften.
Veilederen for sikkerhet ved store arrangementer (DSB, 2017) er grundig på dette temaet. Nedenfor har vi forsøkt å gi en mer praktisk tilnærming.
I de fleste tilfeller er det et firma som leverer den midlertidige konstruksjonen til arrangementet vårt. Det er vi som arrangør som er ansvarlig for publikums sikkerhet. Da må vi stille krav til leverandørene våre for å sikre at kvaliteten er høy og sikkerheten er ivaretatt. Vi er ikke, og skal ikke være ingeniører med dybdekunnskap om midlertidige konstruksjoner, men vi skal være eksperter på hvilket ansvar som hviler på våre skuldre.
Det er ikke alltid lett å vite om leverandøren vi velger har den kunnskapen, erfaringen, yrkesstoltheten og kvaliteten som er nødvendig. Derfor er referanser utrolig viktig. Et godt forarbeid kan spare oss for mye hodebry og eventuelle ulykker.
Vi må stille krav til leverandørene våre. Vi kan ikke bare forvente at de skal levere i henhold til lover/regler og våre kvalitetskrav uten at vi forsikrer oss om det. For all del, det finnes utrolig mange flinke og seriøse leverandører, men det er vi som arrangør som blir sittende i saksa om noe faller i hodet på publikum. Det er vår plikt å gjøre alt vi kan for å forhindre at det skjer. Å stille krav til leverandørene handler ikke om å være vanskelig. Det handler om:
Det er flere ting vi bør stille krav om til leverandørene, men noen av dem er:
En oversikt over hvilke oppdrag de har erfaring med.
En liste over hvem de har gjort oppdrag for tidligere.
Alle leverandører, også enkeltpersonforetak, må ha en ansvarsforsikring. Disse forsikrer leverandøren mot krav i forbindelse med skader på personer eller ting som følge av leverandørens handlinger.
Leverandøren må minimum gi deg en erklæring som bekrefter at de følger gjeldende HMS-regelverk.
Leverandør og montør er ofte det samme firmaet, men ikke alltid. Selv når de er det, er det nyttig å forstå at det er snakk om to ulike roller med ulikt ansvar.
Leverandøren er ansvarlig for at utstyret er i orden når det forlater lageret: at produktdokumentasjon og monteringsanvisninger følger med, at konstruksjonen er feilfri ved levering, og at den er kontrollert og merket i henhold til gjeldende krav (CE-merking, periodisk kontroll osv.).
Montøren overtar ansvaret når utstyret ankommer arenaen. Montøren er ansvarlig for å kontrollere at ingen deler er skadet ved levering, at kun originale deler benyttes, at monteringen gjøres i samsvar med produsentens monteringsanvisninger, og for montørenes egen sikkerhet under arbeidet. Montøren bør kunne fremvise relevant dokumentasjon som firma-CV, ansvarsforsikring, HMS-dokumentasjon, samt eventuelle sertifikater (truck, kran, sveising osv.) og opplæringsdokumentasjon for mannskapet. Vi bør også be om å få se risikovurderinger og prosedyrer for risikoarbeid – som arbeid i høyden, bruk av løfteutstyr og arbeid i dårlig vær.
Vi som arrangør er ansvarlig for å koordinere og samordne HMS-arbeidet mellom leverandør og montør, kontrollere at kravene til begge er oppfylt, sørge for at brukerne har tilstrekkelig kunnskap om konstruksjonen, og at sikkerheten for publikum og personell ivaretas under arrangementet.
Det kan være lurt å nedfelle denne ansvarsfordelingen skriftlig i en enkel avtale – særlig når montør og leverandør er ulike firmaer. Da vet alle hvem som har ansvar for hva, og det blir lettere å følge opp.
Egenskapene til alle produktene som brukes i en konstruksjon skal kunne dokumenteres. For oss som arrangør betyr det som regel at vi må avkreve leverandørene for dokumentasjon på konstruksjonen, f.eks. en scene eller et rammetelt, og eventuelt en samsvarserklæring.
Om en konstruksjon består av komponenter som i utgangspunktet ikke hører sammen, skal utstyrsleverandøren kunne fremvise en samsvarserklæring. Erklæringen skal dokumentere at komponentene som benyttes passer sammen og at de er godkjent for å brukes sammen. Siden 2023 finnes det også en egen europeisk standard for midlertidige konstruksjoner brukt på arrangementer: NS-EN 17879. Standarden dekker blant annet scenetak, scenegulv, høyttalertårn og lignende, og stiller detaljerte krav til dokumentasjon. Vi trenger ikke å kunne standarden selv, men det kan være nyttig å spørre leverandøren om de kjenner til den og om deres konstruksjoner er i samsvar med den.
Det kan være fornuftig å lage en avtale, eller i alle fall regler for sikkerhet på arenaen vår som leverandørene må bekrefte at de har lest og forstått. Reglene kan for eksempel si noe om:
Det kan også være lurt å inngå en enkel skriftlig avtale med leverandørene som avklarer hvem som har ansvar for hva. For eksempel: leverandøren er ansvarlig for at konstruksjonen er korrekt montert i henhold til produsentens anvisninger, mens vi som arrangør er ansvarlig for å koordinere sikkerheten på arenaen og sørge for at konstruksjonen brukes innenfor de oppgitte grensene. En slik avtale skaper klarhet og forebygger misforståelser, spesielt om noe skulle gå galt.
En del store arrangementer, særlig i andre land i Europa, bruker et sign-off-regime som rett og slett betyr at leverandøren ved overlevering til arrangør må signere på at konstruksjonen er levert og montert i henhold til produsentens anvisninger, og at den nå er trygg å bruke. Det er ingenting i veien for at tilsvarende system skal kunne brukes av mindre arrangører også. Det krever ikke så mye arbeid, men gir oss en ekstra trygghet før vi skal ta i bruk konstruksjonen(e).
For større eller mer komplekse konstruksjoner bør vi også vurdere å engasjere en uavhengig kontrollør – for eksempel en konstruksjonsingeniør – som kan bekrefte at konstruksjonen er korrekt montert før den tas i bruk. Dette er ikke et lovkrav for de fleste arrangement, men det er en anbefaling fra DSBs veileder og gir en ekstra trygghet.
Rigging og nedrigging er blant de farligste fasene av et arrangement. Selv om vi har dyktige montører, er det viktig at vi som arrangør kjenner til de viktigste sikkerhetshensynene – både fordi vi har koordineringsansvar, og fordi vi kan observere ting som bør stoppes.
Arbeid i høyden skjer på nesten alle arrangementer med scener eller tårn. Ved arbeid i høyden skal det alltid brukes fallsikring. Tenk også gjennom hvordan man får ned en person som blir hengende etter et fall – det må finnes en plan for redning, ikke bare for sikring. Husk at de som jobber under andre arbeidstakere også trenger vern: hjelmpåbud gjelder ved fare for å få utstyr i hodet.
Erfaringen viser at mange ulykker skjer under nedrigging, ikke opprigging. Etter et langt arrangement er folk slitne, det er ofte tidspress, og det kan være fristende å ta snarveier. Sikkerhetskravene gjelder like fullt under nedrigging som under opprigging.
Avsperring av riggeområdet under tunge løft er viktig. Ingen uvedkommende bør oppholde seg under konstruksjoner som er under montering eller demontering. Vurder om det er behov for å ha en egen sikkerhetsansvarlig til stede under kritiske faser av riggen.
Se også kapitlet om HMS for generelle HMS-tiltak under rigg.
Du som arrangør må følge opp at kravene du stiller til leverandørene etterleves, ellers forsvinner poenget med å gjøre det.
Når et arrangement strekker seg over flere dager, trenger vi å føre tilsyn med konstruksjonene også etter at de er tatt i bruk – ikke bare ved overleveringen.
Se også kapitlet om internkontroll for mer om løpende kontroll under arrangementet.
Hvis du har gjort godt forarbeid med å velge leverandør og å stille krav, og dere har god dialog med leverandøren, skal det normalt være lite å følge opp underveis i riggingen. Det skader uansett ikke å vise interesse og være nysgjerrig på hva som skjer på arenaen vår. Spør gjerne hvis du ser noe du synes er rart eller ikke forstår. Om du er oppriktig nysgjerrig og/eller vitebegjærlig vil det ofte øke og forbedre dialogen med leverandøren, og kanskje du lærer noe underveis i tillegg. Men pass på at du ikke blir i veien eller hindrer leverandøren i å utføre arbeidet sitt. Vi ønsker god, ikke dårlig, stemning når vi sammen skal lage gode opplevelser for publikum.
Som regel fokuserer vi på de store konstruksjonene. Det er de som er mest komplisert og normalt vil de gjøre størst skade om de kollapser. Da er det lett å glemme de små konstruksjonene. Pop-up eller partytelt kan også gjøre stor skade på ting eller mennesker om de f.eks. flyr avgårde i kraftig vind. Det viktigste er å sikre dem skikkelig, helst med en kombinasjon av ballast/vekter og barduner. Ved kraftig vind blir et telt veldig fort som et seil med enorm kraft selv om det har små flater.
LED-skjermer og delay-høyttalere monteres ofte på egne støttestrukturer – enten frittstående tårn eller rammer. Disse er midlertidige konstruksjoner på lik linje med scener og telt, og skal behandles med samme krav til dokumentasjon, forankring og sign-off.
Et par ting som er spesielt viktig å være oppmerksom på:
Standarden NS-EN 17879 (2023) dekker blant annet denne typen støttestrukturer.
De færreste rammetelt er konstruert for å henge noe i taket. Selv om det kan være svært fristende å henge fronttrossa fra takbjelkene i teltet, vil det være forbundet med stor fare hvis ikke bjelkene er beregnet for dette. Leverandøren skal kunne fremvise dokumentasjon på lastgrenser som ikke må overskrides. Hvis du henger noe over hodet på folk, er det utrolig viktig at vi har dobbel sikring. En sekundærsikring skal være i stand til å holde igjen det du henger opp hvis det opprinnelige festet ryker. Plaststrips er ikke bra nok som sekundærsikring!
Husk at det er det svakeste leddet som bestemmer hva hele riggen tåler. Hvis selve bjelken tåler 2000 kilo, men festet du bruker bare tåler 800 kilo, da tåler riggen 800 kilo – ikke 2000. Dette gjelder hele veien fra festepunkt til konstruksjon. Spør leverandøren om lastgrensene for alle ledd i kjeden, ikke bare for hovedkonstruksjonen.
Vær også oppmerksom på at punktlaster fra trusser (lysbjelkestativ) ikke er det samme som jevnt fordelte laster. En truss som legges over to punkter legger mesteparten av vekten på støttepunktene, ikke jevnt over hele spennet. Det er en vanlig feilberegning som kan føre til overbelastning.
Selv om prinsippene for god leverandørhåndtering er de samme uansett konstruksjonstype, er det noen ting som er verdt å vite om de vanligste typene:
Stillaser brukes i mange sammenhenger – som tribuner, observasjonstårn, trapper og som del av scenekonstruksjoner. Forskrift om utførelse av arbeid (kap. 17) skal følges i alle tilfeller der stillaser inngår. Oppsetting og kontroll skal gjøres av personell med godkjent stillasbyggerkurs. Merk at stillaskravene gjelder for stillasdelen av konstruksjonen – andre riggelementer (f.eks. scenetak) følger andre regler.
Scener er ofte den mest komplekse konstruksjonen. Komponentene bør være CE-merket og klassifisert, og det skal foreligge samsvarserklæring for sammensetningen. Alle presenninger og tekstiler bør være av brannhemmende materiale. Scenen bør beskyttes mot lynnedslag og jordes – dette bør utføres av en godkjent installatør. Husk rekkverk bak og på sidene uansett høyde, og vær oppmerksom på at noen scener tåler dårlig sideveis belastning. For scener med bevegelige deler (scenegulv som heises eller roterer) gjelder også Forskrift om utførelse av arbeid kap. 10–13, da dette regnes som arbeidsutstyr.
Telt er til for mennesker, og da gjelder brannsikkerhet og rømning. Teltet må være dimensjonert for planlagt publikumstall og ha tilstrekkelig rømningskapasitet. Større rammetelt skal ha dokumentasjon som viser konstruksjon og monteringsanvisninger. Standarden NS-EN 13782 omhandler sikkerhet for midlertidige telt og kan være nyttig å kjenne til for større teltinstallasjoner. Se kapittelet om brannvern (kap. 14) for mer om brannsikkerhet og rømning i telt.
Tribuner brukt som publikumsareal skal tåle dynamiske laster (folk som beveger seg, hopper, stamper), ikke bare statisk vekt. De skal ha tilstrekkelig rømningsbredde, og være utformet slik at alle kan komme seg trygt ut – også personer med nedsatt funksjonsevne. Kontroller at leverandøren har dokumentasjon som tar hensyn til dette.
Scener med lyd og lys, telt med belysning, og andre konstruksjoner trenger som regel strøm. Provisorisk elektrisk installasjon på arrangementer skal utføres av autorisert installatør. Spør leverandøren om strømbehovet for konstruksjonen og sørg for at det er koordinert med elektrikere. Kapittelet om brannvern (kap. 14) dekker de viktigste prinsippene for sikker strømforsyning på arrangementer, blant annet krav til jordfeilbrytere, seksjonering av anlegget og generatorplassering.
Når en konstruksjon er ferdig montert, er det viktig at vi ikke gjør endringer uten å avklare det med leverandøren først. Selv tilsynelatende små endringer – som å henge opp et reklamebanner, flytte et rekkverkselement, eller legge til ekstra utstyr – kan påvirke vindlaster eller stabiliteten til konstruksjonen. Hvis vi trenger å gjøre noe med konstruksjonen etter at den er overlevert, tar vi en telefon til leverandøren og spør om det er greit.
Når arrangementet er over, bør erfaringene med de midlertidige konstruksjonene inngå i arrangementets samlede evaluering. Var det noe som ikke fungerte som planlagt? Var det hendelser eller nestenulykker knyttet til konstruksjonene? Fungerte samarbeidet med leverandørene godt? Dokumenter det, slik at vi kan lære av det til neste gang. Se kapittelet om internkontroll for mer om evaluering etter arrangementet.
Hvis leverandøren skal benytte f.eks. lift eller truck under monteringen, bør vi kreve å få se sertifikat og/eller kompetansebevis for den/de som skal bruke disse maskinene.
Leverandør skal risikovurdere operasjoner/arbeidsprosesser som kan innebære risiko. Det kan f.eks. være klatring i trossene på scenen. Hvordan skal personen sikres og hvilken plan har man for å redde ned noen som faller og blir hengende? Vurderingene skal dokumenteres og kunne fremvises på forespørsel.
Leverandøren skal kunne vise frem dokumentasjon på konstruksjonen de leverer. Dette kan være f.eks. maksimale vind-/snølaster, vektbegrensninger, brannmotstand, kapasitet, godkjenninger osv.
Be leverandøren oppgi de spesifikke vindgrensene for sine konstruksjoner – altså ved hvilken vindstyrke ulike tiltak skal iverksettes (for eksempel senke scenetaket, åpne eller lukke teltvegger) og når konstruksjonen må evakueres. Denne informasjonen er avgjørende for arrangementets værplan. Se kapitlet om ekstremvær for mer om værplan med handlingsnivåer og vindmåling.
Spesielt hvis vi arrangerer i et lynutsatt område, eller på en tid av året med stor sannsynlighet for lyn, kan det være fornuftig å spørre leverandøren om de har montert lynavledere.
Avhengig av konstruksjon bør vi kunne be leverandør om dokumentasjon på hvor mange personer teltet er godkjent for.
Vi bør være sikre på at det finnes beredskapsplaner for tiltak som skal gjennomføres hvis været blir så ekstremt at det utgjør en fare for konstruksjonen. Grensene for disse tiltakene bør fremgå av værplanen som er omtalt over.
Før forankring av konstruksjoner – for eksempel ved nedslåing av spyd for å sikre telt – må vi avklare med grunneier eller arenaen om det finnes kabler, vannrør, fjernvarme, fiber eller annen infrastruktur i bakken. Vi bør også informere leverandøren om hva slags grunn arenaen har (asfalt, grus, jordbruksmark, myr), slik at de kan dimensjonere forankringen riktig. Et spyd som treffer en strømkabel kan ha fatale konsekvenser.