Nytt fagstoff, møteplasser og politiske gjennomslag rett i innboksen, innimellom.
Wiki · Produksjon · Del 11
Produksjonsfasen
Praktisk og økonomisk tilrettelegging for best mulig arbeidsvilkår og gjennomføring av en konsert. Informasjonsflyt og koordinering er nøkkelord til et godt arbeid med logistikken.
Bud på artisten er godkjent – Hva nå?
Hvilke premisser ligger i avtalen?
Hva må avtales videre?
Hvilket (økonomisk) spillerom har man i produksjonsfasen?
Produksjonsfasen
Innhente informasjon
Gi informasjon
Koordinere
Analysere
Avvikle
Evaluere
Disse fasene vil gli over i hverandre, men man kan si at dette er hovedpunktene:
Innhente informasjon
Hospitality og tekniske ridere.
Presseskriv og pressebilder som videresendes til PR-ansvarlig.
Gi informasjon
Sende spillestedets tech spec og forslag til tidsplan for arrangementsdagen med utgangspunkt i når dere vanligvis åpner dørene. Send også med andre ting man må ta hensyn til, for eksempel tider for lydsjekk.
Spesielle forhold artisten bør være klar over i god tid, slik som den lange bratte trappa ned til scenen, at det ikke er dusj på spillestedet og at parkeringen er 500m fra scenen.
Ut fra avtalen kan man lese hva anslått besøksmengde er og orientere om hva man planlegger av bemanning.
Koordinere
Når dere får ridere fra artist, sammenlign de med deres egne tech specs. Er det noen avvik?
Det er viktig å lese ridere nøye og se om det er noe som man skal forhandle nærmere om før man signerer kontrakt
Hvis du ikke har nødvendig kompetanse selv eller har en teknisk ansvarlig på huset, er det smart å sette teknikerne du skal ha på jobb og bandets turnéleder eller teknikere i kontakt med hverandre slik at viktige detaljer ikke faller mellom to stoler.
Justere tidsplan nærmere gjennomføring når artisten vet ankomst/avreisetider.
Gjesteliste (denne får man oftest på arrangementsdag).
Analysere
Gjør en enkel risikoanalyse en til to uker før konsertdagen for å få et bilde av hva slags kveld som forventes. Det som bør inngå i vurderingen er hvor godt billettsalget har gått, hvorvidt arrangementet er på en ukedag eller en helgedag og hva slags type artist man har med å gjøre. Ut fra de kriteriene, kan man gjøre seg opp en mening om hva publikums forventede oppførsel vil være og hvilke tiltak dere må gjøre. Informasjon om hva slags artist dere har booket sitter bookingavdelingen på, og gjennom dialog med turnéleder kan du som produksjonsansvarlig få et inntrykk av hvordan andre konserter med artisten pleier å gå for seg. Det kan for eksempel være at artist skriver i rider at vokalisten pleier å gå ned blant publikum. Dette er informasjon vaktansvarlig ikke kan gjette seg til og som dere må gi.
Andre punkter å analysere og vurdere å gjøre tiltak på er for eksempel om man kan forvente et aktivt publikum i området foran scenen. Kanskje bør dere booke på sanitetspersonell? Et annet eksempel er hvis bandet skal bruke pyroteknikk. Da bør det vurderes å gjøre ekstra brannforebyggende tiltak.
Avvikling
Vær på plass i god tid og vær forberedt. Ha kopier av alle nødvendige papirer.
Sørg for at alle lokaler artisten skal oppholde seg i er rengjort før ankomst.
Klargjør garderobe, get-in mat og drikke. Ha håndklær, nøkler og passord til trådløst nettverk klart.
Ha teknikere og annet nødvendig personell på plass i god tid før load-in. Hovedregel bør være at alt som kan gjøres klart før artisten kommer skal være klart. Det inkluderer blant annet risere, monitorer og mikrofoner.
Sørg for at teknikerne får artistens ridere på forhånd eller ved ankomst. Sørg også for at de får en god brief om hva artisten har med selv av utstyr og bemanning, og hva de på vegne av deg eller dere som arrangør skal levere.
Ha nok antall bærehjelp på plass til load-in.
Dobbeltsjekk at alle leveringer er korrekte og at alt fungerer som det skal før det er for sent.
Møt artisten ved ankomst og vis de rundt.
Tenk sikkerhet hele dagen, ingen liker å bli frastjålet noe fra garderoben.
Vær tilgjengelig.
Vær edru.
Følg opp dagsplanen.
Forbered «doors» eller innspill (dette må spillestedet ha egen rutine på med en god ansvarsfordeling).
Er det lagt på plass vann og håndklær til artisten på scenen?
Sjekk at brannutstyr er på plass og nødutganger ryddet.
Se til at atmosfæren i lokalet er god med passende bakgrunnsmusikk og tilfredsstillende møblering.
Sjekk at personell og utstyr som stempler og lignende er på plass.
Sørg for at gjesteliste og fotopass er på plass.
Aldri slipp inn publikum uten klarsignal fra artisten.
Følg opp artisten slik at arrangementet ikke kommer i gang for sent.
En del arrangører fortsetter ofte kvelden med klubb etter konserten. Hvis dansegulvet befinner seg foran scenen, slik det ofte gjør, blir det vanskelig å bære utstyr gjennom lokalet. Har dere plass til transportkasser på siden av scenen, kan dere i hvert fall pakke ned utstyret når konserten er over. Sørg for all del for at tomme transportkasser ikke blokkerer nødutgangene!
Evaluering
Veldig viktig, men lett å hoppe over. Se på hva som gikk bra og hva som må forbedres til neste gang.
Medlemsfordel:
Crescat er et norskutviklet verktøy for planlegging og gjennomføring av arrangementer. Med Crescat kan du forenkle informasjonsflyten og avviklingen for alle involverte.
