Evaluering og effekt

Noen tips til evalueringsarbeidet:

• Evaluer underveis – ikke bare når alt er ferdig.
• Sett mål sammen som dere måler opp mot.
• Har sponsoren KPIer (sentrale mål for sin leveranse) som er viktige? Sørg i så fall for å ta med disse i arbeidet og mål disse.
• Sørg for en god brukerundersøkelse/publikumsundersøkelse. Det kan gjøres enkelt i digitale verktøy som for eksempel SurveyMonkey. Det finnes også apper som kan brukes, samt profesjonelle virksomheter som hjelper deg å dokumentere.
• Husk å dokumentere. Ta bilder eller film det dere gjør. Ikke bare artistene på scenen, men aktiviteter som omhandler sponsoren, aktiviteter med frivillige, publikum og andre interessentgrupper. Bildene bør fange det som gjør ditt arrangement eller din klubb unik.
• Bruk statistikk fra nettside, app, Facebook, Instagram, Snapchat eller Tiktok til å dokumentere både engasjement og reach, antall følgere og brukere og hvor lenge folk er inne i mediene deres.
• Sørg for en viss oversikt over pressedekning av arrangementet og eventuell spredning og dekning av felles prosjekt med sponsoren.
• Husk jevn kontakt med sponsoren for å sørge for at de får svar på alt de lurer på og at alt har ønsket fremdrift.

For å kunne måle om noe har gått bra eller dårlig så må kan kunne måle opp mot noe. Dere må ha satt mål for samarbeidet og disse må være målbare slik at dere kan diskutere i etterkant om samarbeidet har oppnådd det man ønsket.

En av de viktigste delene av sponsorprosessen kommer når arrangementet er over: evalueringen. Uten en god evaluering kan arbeidet med å re-signere sponsorene bli vanskeligere, og uten en god evaluering kan man tape penger på å selge seg for billig. Sponsorpenger er ikke lenger «fredet» for resultatmål og sponsorer er nå opptatt av å se at engasjementet gir avkastning. Den sponsoransvarlige er således avhengig av dokumentasjon som kan bringes videre i organisasjonen for å underbygge investeringen.

Jobben med evalueringen begynner derimot ikke når arrangementet er over. Den begynner en god tid arrangementstidspunktet. Det er hensiktsmessig å involvere sponsorene i denne jobben da det ikke er gitt hvilke måleparametere som er interessante for den enkelte sponsor.