Budsjett
De fleste tilskuddsordninger krever et budsjett og en finansieringsplan. Et godt budsjett skal vise en oversikt over hva som skal til for å realisere prosjektet og hvor mye de forskjellige elementene av prosjektet koster.
Budsjettet skal inneholde en oversikt over kostnader, inntekter, søknadssum og balanse. Beløpene dere fører opp trenger ikke å være helt nøyaktige, men skal likevel gi et godt inntrykk av den reelle kostnaden ved å gjennomføre prosjektet. Prøv å vær så realistisk som mulig. Med finansieringsplan menes at inntektene og kostnadene skal samsvare, og viser altså hvordan dere har tenkt å finansiere prosjektet.
Egenfinansiering
Mange ordninger krever en viss egenfinansiering. Dette trenger ikke nødvendigvis å være rene penger, men for eksempel egeninnsats i form av frivillig arbeid eller dugnad. Fordelen med egenfinansiering eller egenandel er at man får synliggjort dugnadsarbeid, reduksjon i priser som man har fremforhandlet etc. Totalbudsjettet vil øke, og søknadssum blir mindre i forhold til totalbudsjettet.
Synliggjør i budsjettet dersom dere har søkt eller fått innvilget penger fra andre. Dersom dere har fått innvilget et beløp kan dette bidra til å få inn mer penger. Det er alltid lettere å støtte et prosjekter som også andre har troen på.
Kostnader
Budsjettet skal inneholde arrangementskostnader så vel som eventuelle driftskostnader. Dette betyr kostnader som knytter seg direkte til gjennomføringen av arrangementet. Relevante kostnader kan være honorarer, reisekostnader, vakthold, catering, overnatting, markedsføring, etc. Det er vanlig å ha en diversepost på 5-10% av totalbudsjettet for å dekke opp uforutsette kostnader.
Inntekter
Ved utarbeidelsen av budsjettet er det viktig å tenke gjennom hvilke inntekter dere har, foruten de omsøkte midlene. Eksempler på inntekter kan være billettinntekter, salg av drikke/mat, egenfinansiering, sponsorer, innvilget støtte fra kommune, andre inntekter, etc.