Vi gjentar fjorårets suksess og inviterer også i år til agent- og arrangørtreff under by:Larm. Her vil du som arrangør kunne treffe de norske agentene og promotørene til både formelle og uformelle møter, på ett og samme sted.
Treffet finner sted torsdag og fredag, på KLINK kl. 09:00 – 15:00. Dette blir hovedarenaen for alle møter mellom arrangører og agenter/promotører under årets by:Larm. Det hele avsluttes med en felles sosial samling for alle delegater fra livebransjen på fredag. For å kunne delta på treffet må du ha delegatpass til by:Larm-festivalen.
For å sikre deg et møte logger du deg inn i by:Larms delegatbase for å hente ut kontaktinfo til agentene. Møter bookes direkte mellom agent og arrangør.
Guide til agent og arrangørtreff
Denne møteplassen kan legge grunnlaget for både nye relasjoner og viktige avtaler. For arrangører er det avgjørende å møte forberedt, og det handler både om å forstå rollene i bransjen og å kunne presentere seg selv på en profesjonell måte. I den sammenheng har vi satt sammen en liten guide til arrangører som ønsker noen tips de kan ta med seg inn i agentmøtene. Vi har spurt et knippe medlemmer med lang fartstid i bransjen og innen booking om deres beste tips til arrangører i møte med agentene. Hvordan kan du forberede deg best mulig og hva er avgjørende for å få til gode forhandlinger?
Agent eller promotør?
En bookingagent representerer som regel etablerte artister og har ansvar for å inngå og forhandle bookingavtaler på vegne av artisten. Agenten koordinerer alt fra kjøreplaner og reise til markedsføring og hospitality, og det er denne arrangørene bør forholde seg til i alt som gjelder bookingen. En promotør har en litt annen rolle, som salgsagent – enten ved å arrangere et lokalt event selv eller ved å videreselge artistens spillejobber til en arrangør. Promotøren samarbeider ofte med internasjonale bookingagenter, og inngås avtalen gjennom en promotør er det denne som har ansvaret for de praktiske forholdene.
Hva mener dere er det viktigste arrangørene kan gjøre av forberedelser til møter med agentene?
– Les deg opp på rosteren til agenten, forbered deg med å tenke på hva du tror kan passe hos deg og hva som eventuelt ikke passer inn. Gi agenten en pekepinn på hvilke type artister dere ser etter, hva som funker og hvilke målgrupper dere prøver å treffe. Den lokale arrangøren vet som regel alltid best, sier Isak Harbitz fra Buktafestivalen og FKP Scorpio.
Bo Hustoft fra Rockefeller/Sentrum Scene/John Dee mener det er viktig å ha kontroll.
– Er du f.eks. en ny bookingansvarlig på et spillested, sørg for å ha kontroll på historien/historikken spillestedet har med agenten og hva som er den etablerte samarbeidsformen. Og, ikke minst, ha kontroll på agentens roster, sier Hustoft.
– Sett deg godt inn i hvilke artister agentene representerer, og tenk utover ditt neste arrangement. Legg krefter i å bygge relasjoner som skal vare over tid. Husk at man som arrangør og agent skal jobbe mot det samme målet: å matche artist og arrangement på best mulig måte, er rådet vi får fra Synnøve Sandnes fra Momentium/Terminalen Scene.
Morten Gjersum fra Tou Scene mener det er viktig at agentene får god kjennskap til deg og ditt spillested:
– Gjør klar en kort presentasjon om spillestedet/festivalen du booker for. Som agent er det alltid kjekt å ha kunnskap om kapasitet, profil og annet rundt et spillested. Kjenner agentene til deg og hva du ønsker å booke får du færre irrelevante innsalg, sier Gjersum.
Utenfor Blå og Ingensteds, by:Larm 2024. Foto: Elias Undal.
Hva er deres tre beste råd i en forhandling?
– Ha alltid i bakhodet at du som arrangør kjenner ditt publikum best. Eksklusivitetsavtaler er av og til nødvendig – ikke alltid. Husk at det er arrangør som er oppdragsgiver og kunde, og at artist og agent er helt avhengig av deg. Ikke la maktbalansen bli skjev, sier Sandnes.
Isak Harbitz mener ærlighet er en viktig nøkkel i forhandlingene.
– Lag gode konsertbudsjetter hvor kostnader synliggjøres, og vær ærlig overfor deg selv og agent på hvor mange billetter du tror det er realistisk å selge. Ikke inngå avtaler hvor du føler deg veldig usikker på risikoen, da er det bedre å stå over, sier Harbitz.
– Vær realistisk, spre risiko, og husk at det er lov å si nei, mener Hustoft.
– Forhandlinger er et gi og ta-forhold, du får ikke alt som du vil. Ikke gjør forhandlinger på tom mage. Ikke la deg knekke dersom motparten kommer med forslag som virker helt hull i hodet. Det er fortsatt mulig å dra i land en avtale begge er fornøyd med gjennom dialog og forståelse for den andre parten, avslutter Gjersum.
Fra panelet "The State of A&R" under by:Larm 2024. Foto: Elias Undal.
Agentens perspektiv
Vi har også tatt en prat med agent og manager, Vibeke Hay Vold, fra Polar Artist. Hun understreker viktigheten av å møte forberedt til møtet.
– Kort og grunnleggende info om hvilken type scene eller festival det er, med kapasitet, publikum og teknisk spec, gjør at vi vet hvordan vi kan plassere artistene i riktig setting. Nye arrangører bør heller ikke være redde for å spørre om hvordan ting pleier å gjøres, understreker Hay Vold.
Fra agentens side handler møtet om samarbeid. Vibeke peker på hvor viktig det er at arrangører deler spesielle utfordringer ved et spillested eller festival slik at dette kan tas med i planleggingen.
– Resultatet blir best om man jobber mot samme mål, fortsetter hun.
Et godt spørsmål å stille agenten er rett og slett hvilke artister som er aktuelle for kommende program. Ifølge Hay Vold gjør det bookingprosessen ryddigere – for begge parter.
Vibeke Hay Vold, agent og manager i Polar Artist.
Reviderte bookingavtaler
Et av de viktigste verktøyene i en bookingprosess er bookingavtalen. I NKAs arrangørwiki kan du finne masse relevant informasjon, kræsjkurs i booking og ikke minst maler til bookingavtaler. I samarbeid med vår partner Ræder Bing har vi utviklet en standard bookingavtale og festivalvilkår som vi anbefaler sterkt at alle arrangører benytter seg av. Disse avtalene revideres hvert år og du finner oppdaterte versjoner i Arrangørwikien. I mange tilfeller ønsker agentene å sende egne bookingavtaler, men det kan uansett være lurt å bruke disse avtalene som utgangspunkt for å se om det er viktige punkter som mangler i agentenes avtaler.
NKA på by:Larm
Norske Kulturarrangører er også i år kompetansepartner og leverer faglig innhold til konferansen. I tillegg til agent- og arrangørtreffet, kan du finne oss i flere andre programposter i løpet av festivalen:
Hvor høyt er for høyt? – Presenteres av NKA og Kulturrom
Torsdag kl. 12:00 i Matsalen
Les mer om panelet på by:Larm sine nettsider.
Spons og festivaler – Hvor går ansvarsgrensen? – Presenteres av NKA
Torsdag kl. 15:00 på Vulkan Arena
Les mer om panelet på by:Larm sine nettsider.
Den uvurderlige låta: Konsertøkonomi i spagat mellom låtskrivere og konsertarrangører – TONO og NKA i samtale
Fredag kl. 12:00 på Vulkan Arena
Les mer om samtalen på by:Larm sine nettsider.
NKAs administrasjonen vil være til stede under hele festivalen, så ikke nøl med å ta kontakt med oss om du trenger en sparringpartner, rådgivning eller bare ønsker å slå av en prat. Vår kontaktinfo finner du her.
Rabatt på delegatpass for medlemmer
Medlemmer av NKA får rabatt på delegatpass frem til 1. september. Pris på delegatpass for medlemmer av NKA er 2450 kr (ord. pris 3350 kr). Lenke til billetter, rabattkode og hotellrabatt finner du nederst på siden her. Du må være logget inn på nettsiden for å få tilgang på billettlenken. Ta kontakt med oss på post@arrangor.no ved spørsmål knyttet til innlogging og brukerkonto.