Prosedyrer og øvelser

Som et minimum er det fornuftig å ha tre forskjellige nødprosedyrer:

• Prosedyre ved brann
• Prosedyre for ShowStop (hvis arrangementet må stoppes)
• Prosedyre ved evakuering

Øvelse gjør mester:

Det er utrolig viktig å øve på rutiner og nødprosedyrer. En enkel og effektiv øvingsmetode er ”TableTop”/skrivebordsøvelse

Nødprosedyrer

Nødprosedyrer kan med fordel bygges opp som en 5-punktsordre, men med et viktig tillegg: Første punkt bør være en oversikt over involverte personer med nødvendige kontaktopplysninger. I tillegg bør prosedyren i størst mulig grad formes som en sjekkliste.

Eksempel på punkter i prosedyre ved brann:

Personer involvert

1. Arrangørs representant
2. Sikkerhetsleder
3. Arenaleder/produksjonsleder
4. Styrets representant
5. Vaktleder
6. Situasjon

Det oppdages røyk eller flammer

1. Oppdrag/mål

Å gjøre alt sikkerhetspersonell i stand til å reagere effektivt og korrekt hvis det oppdages brann eller røyk

1. Plan og gjennomføring

Den desidert viktigste delen av denne planen. En steg for steg beskrivelse av hva som skal gjøres fra sikkerhetsledelsens side og hvilke tiltak de skal sette i verk.

• Hvem skal varsles
• Hvordan skal de varsles
• Skal det gjøres tiltak? I så fall
  • Hvem skal beordre det?
  • Hvem skal utføre?

1. Administrasjon og logistikk

Eventuell praktisk informasjon, f.eks. om lokaliteter og samlingspunkter.

1. Kommunikasjon og ledelse

Beskrivelse av hvem som leder og har ansvar for arbeidet med prosedyren og hvordan det skal kommuniseres.

Øvelse

Øvelse gjør mester, heter det, og for nødprosedyrer kan det ikke bli mer sant. Vi arrangerer eventer kanskje flere ganger i året. Vi øver oss hver gang vi gjennomfører, og blir bedre for hver gang. Nødprosedyrer skal vi svært sjelden, forhåpentligvis aldri, måtte ta i bruk. Altså får vi ikke øvd oss med gjennomføringer. Så da må vi øve på annet vis. Selv om vi har gode prosedyrer så betyr det ikke at vi faktisk kan innholdet. Det betyr ikke at alle involverte er innforstått med hvordan det fungerer, eller hva det er forventet at de skal gjøre.

TableTop/skrivebordsøvelse En form for øvelse som er enkel å gjennomføre er en såkalt TableTop, eller bordøvelse. I denne øvelsesformen samles nøkkelpersonene fra sikkerhetsplanen og/eller prosedyrene våre rundt et bord for å diskutere et eller flere scenarioer. Man tar da for seg en hendelse, f.eks. ”Brann i søppelbøtte”, og diskuterer seg gjennom prosedyrene som skal følges ved en slik hendelse.

Det er også mulig å avansere ved å ”spille” de forskjellige rollene man har, og man kan få noen til å lage et scenario som utvikler seg, og så lede fremdriften i scenarioet mens man øver og diskuterer.

• Brann i søppelbøtte
• Brannen sprer seg
• Det oppstår panikk blant publikum

Bordøvelser er først og fremst for ledende og/eller nøkkelpersoner, men er enkle å gjennomføre og har nytteverdi på flere områder:

• Man får bevisstgjort alle nøkkelpersoner
• Eventuelle svakheter i prosedyrene kan avdekkes
• Roller og oppgaver blir avklart
• Alle involverte får gjort seg kjent med prosedyrene under rolige omstendigheter, i motsetning til under høyt stressnivå som vil oppstå i en reell situasjon.