Hopp til hovedinnholdLeverandører
I de fleste tilfeller er det et firma som leverer den midlertidige konstruksjonen til arrangementet vårt. Det er vi som arrangør som er ansvarlig for publikums sikkerhet. Da må vi stille krav til leverandørene våre for å sikre at kvaliteten er høy og sikkerheten er ivaretatt.
Vi er ikke, og skal ikke være ingeniører med dybdekunnskap om midlertidige konstruksjoner, men vi skal være eksperter på hvilket ansvar som hviler på våre skuldre.
Velg en seriøs leverandør
Det er ikke alltid lett å vite om leverandøren vi velger har den kunnskapen, erfaringen, yrkesstoltheten og kvaliteten som er nødvendig. Derfor er referanser utrolig viktig. Et godt forarbeid kan spare oss for mye hodebry og eventuelle ulykker.
- Sjekk referanser Ring til andre arrangører som har brukt samme leverandør og spør hva slags erfaring de har med firmaet
- Besøk lageret deres Per Freisberg, daverende festivalsjef for Lydbølger, ga et godt tips når han var foredragsholder på en konferanse om midlertidige konstruksjoner. Besøk leverandøren og be om å få se lageret deres. Om de har det ryddig på lageret og om det ser ut som de tar vare på utstyret sitt, så kan det være en god indikator på at vi har med et seriøst firma å gjøre
- Ha møter med leverandøren og lytt til magefølelsen
Bruk sunn fornuft og lytt til magefølelsen. Kommer dere godt overens med leverandøren? Sier de fornuftige ting? Gir de deg svar du forstår, når du spør? Hvis det ikke kjennes riktig, så er det kanskje ikke det.
- Billigst er ikke nødvendigvis best – for arrangementet Det heter at pris og kvalitet henger sammen. Ofte er det dessverre sant. Det betyr ikke at vi automatisk bør velge de dyreste leverandørene, men at vi må gjøre noen aktive vurderinger i prosessen med valg av leverandør. Kanskje gjør lav pris oss i stand til å booke en større artist. Men er det verdt det om artisten får elendig lyd eller i verste fall blir skadet fordi leveransen var av dårlig kvalitet?
- Ingen valgmuligheter? Det er ikke alle arrangører som har flere leverandører å velge mellom i sin region. I så fall har vi et enda større ansvar i forhold til å følge opp at leveransen får god kvalitet og har tilstrekkelig sikkerhet. Ha en åpen dialog med leverandøren om dette.
Still krav
Vi må stille krav til leverandørene våre. Vi kan ikke bare forvente at de skal levere i henhold til lover/regler og våre kvalitetskrav uten at vi forsikrer oss om det. For all del, det finnes utrolig mange flinke og seriøse leverandører, men det er vi som arrangør som blir sittende i saksa om noe faller i hodet på publikum. Det er vår plikt å gjøre alt vi kan for å forhindre at det skjer.
Å stille krav til leverandørene handler ikke om å være vanskelig. Det handler om:
- Å sikre oss selv som arrangør
- Å heve nivået på arrangementet – for alle
- Profesjonalitet
- Å levere kvalitet til publikum og alle involverte
Hvilke krav skal vi stille?
Det er flere ting vi bør stille krav om til Leverandørene, men noen av dem er:
- Firma-CV En oversikt over hvilke oppdrag de har erfaring med
- Referanser En liste over hvem de har gjort oppdrag for tidligere
- Ansvarsforsikring Alle leverandører, også enkeltpersonforetak, må ha en ansvarsforsikring. Disse forsikrer leverandøren mot krav i forbindelse med skader på personer eller ting som følge av leverandørens handlinger
- HMS egenerklæring Leverandøren må gi deg en erklæring som bekrefter at de følger gjeldende HMS-regelverk
- Sertifikater/kompetansebevis Hvis leverandøren skal benytte f.eks. lift eller truck under monteringen, bør vi kreve å få se sertifikat og/eller kompetansebevis for den/de som skal bruke disse maskinene
- Risikovurderinger med tiltaksplaner Leverandør skal risikovurdere operasjoner/arbeidsprosesser som kan innebære risiko. Det kan f.eks. være klatring i trossene på scenen. Hvordan skal personen sikres og hvilken plan har man for å redde ned noen som faller og blir hengende? Vurderingene skal dokumenteres og kunne fremvises på forespørsel.
- Produkt-/teknisk dokumentasjon
Leverandøren skal kunne vise frem dokumentasjon på konstruksjonen de leverer. Dette kan være f.eks. maksimale vind-/snølaster, vektbegrensninger, brannmotstand, kapasitet, godkjenninger osv.
Andre krav vi kan stille er
- Måling av vind/nedbør Vi kan kreve at leverandøren skal måle vind/nedbør som grunnlag for vurdering av eventuelle tiltak
- Lynavledning Spesielt hvis vi arrangerer i et lynutsatt område eller en tid på året da det er stor sannsynlighet for lyn kan det være fornuftig å be leverandøren om å montere lynavledere
- Dokumentasjon på kapasitet i telt Avhengig av konstruksjon bør vi kunne be leverandør om dokumentasjon på hvor mange personer teltet deres er godkjent for
- Beredskapsplaner Vi bør være sikre på at det finnes beredskapsplaner for hvilke tiltak som skal gjennomføres hvis været blir så ekstremt at det utgjør en fare for konstruksjonen, og hvilke grenser som gjelder. Skal taket på scenen senkes? Skal bakveggen åpnes? Skal teltet lukkes eller åpnes?
Dokumentasjon
Egenskapene til alle produktene som brukes i en konstruksjon skal kunne dokumenteres. For oss som arrangør betyr det som regel at vi må avkreve leverandørene for dokumentasjon på konstruksjonen, f.eks. en scene eller et rammetelt, og eventuelt en samsvarserklæring.
Samsvarserklæring
Om en konstruksjon består av komponenter som i utgangspunktet ikke hører sammen, skal utstyrsleverandøren kunne fremvise en samsvarserklæring. Erklæringen skal dokumentere at komponentene som benyttes passer sammen og at de er godkjent for å brukes sammen.
Lag overordnede sikkerhetsregler for arenaen vår
Det kan være fornuftig å lage en avtale, eller i alle fall regler for sikkerhet på arenaen vår som leverandørene må bekrefte at de har lest og forstått. Reglene kan for eksempel si noe om:
- At alle er pliktige til å følge norsk lovverk
- At alle skal bruke nødvendig personlig verneutstyr
- At risikofylte operasjoner skal risikovurderes
- At hjelm er påbud ved alt arbeid med tunge gjenstander over hodet
- At alle konstruksjoner over 0,5m høyde som er beregnet for personer skal sikres med rekkverk
- At alt utstyr som monteres over hodet på personer skal ha en sekundær sikring (f.eks. vaier), og at konstruksjonen utstyret er festet i skal være godkjent for dette
- Slå fast at arrangør har det overordnede ansvaret for sikkerheten og forøvrig si noe om fordelingen av ansvar mellom arrangør, leverandør (og ev. montør)
- At det forventes at leverandør minimum stiller på oppstarts-/informasjonsmøte og på overleveringsmøte når konstruksjonen er ferdig.
- At alle ulykker eller nestenulykker skal meldes inn til arrangør
- Hva er konsekvensene av at reglene ikke overholdes, f.eks. at det kan føre til bortvisning eller at riggingen blir stoppet av arrangøren.
Sign-off
En del store arrangementer, særlig i andre land i Europa, bruker et Sign-off regime som rett og slett betyr at leverandøren ved overlevering til arrangør må signere på at konstruksjonen er levert og montert i henhold til produsentens anvisninger, og at den nå er trygg å bruke.
Det er ingenting i veien for at tilsvarende system skal kunne brukes av mindre arrangører også. Det krever ikke så mye arbeid, men gir oss en ekstra trygghet før vi skal ta i bruk konstruksjonen(e).
- Gjennomfør et overleveringsmøte med leverandøren
- Be leverandøren signere på at konstruksjonen er levert og montert i henhold til produsentens anvisninger, og at den nå er trygg å bruke
- Lag gjerne en ”godkjent”-lapp som henges på konstruksjonen
- Bruk systemet på f.eks. telt, scenekonstruksjoner, tribuner, høyttalerrigger, stillaser og lignende.
Følg opp at kravene etterleves
Du som arrangør må følge opp at kravene du stiller til leverandørene etterleves, ellers forsvinner poenget med å gjøre det.
- Vær synlig, gå runder på arenaen for å se at alt går riktig for seg
- Gjennomfør oppfølgingsmøter hvis du har sagt at du skal gjøre det
- Si i fra til leverandørene hvis du mener noe ikke er riktig
- Gjennomfør overleveringsmøter
Vær nysgjerrig
Hvis du har gjort godt forarbeid med å velge leverandør og å stille krav, og dere har god dialog med leverandøren deres skal det normalt være lite å følge opp underveis i riggingen.
Det skader uansett ikke å vise interesse og være nysgjerrig på hva som skjer på arenaen vår. Spør gjerne hvis du ser noe du synes er rart eller ikke forstår. Om du er oppriktig nysgjerrig og/eller vitebegjærlig vil det ofte øke og forbedre dialogen med leverandøren, og kanskje du lærer noe underveis i tillegg. Men pass på at du ikke blir i veien eller hindrer leverandøren i å utføre arbeidet sitt. Vi ønsker god – ikke dårlig stemning når vi sammen skal lage gode opplevelser for publikum.
Husk de små konstruksjonene.
Som regel fokuserer vi på de store konstruksjonene. Det er de som er mest komplisert og normalt vil de gjøre størst skade om de kollapser. Da er det lett å glemme de små konstruksjonene. Pop-up eller partytelt kan også gjøre stor skade på ting eller mennesker om de f.eks. flyr avgårde i kraftig vind. Det viktigste er å sikre dem skikkelig, helst med en kombinasjon av ballast/vekter og barduner. Ved kraftig vind blir et telt veldig fort som et seil med enorm kraft selv om det har små flater.
Henge noe i taket?
De færreste rammetelt er konstruert for å henge noe i taket. Selv om det kan være svært fristende å henge fronttrossa fra takbjelkene i teltet, vil det være forbundet med stor fare hvis ikke bjelkene er beregnet for dette. Leverandøren skal kunne fremvise dokumentasjon på lastgrenser som ikke må overskrides. Hvis du henger noe over hodet på folk, er det utrolig viktig at du har dobbel sikring på festet. En sekundærsikring skal være i stand til å holde igjen det du henger opp hvis det opprinnelige festet ryker. Nei, plaststrips er ikke bra nok som sekundærsikring!
