Krisekommunikasjon

Vi anbefaler derfor at alle arrangører utarbeider en enkel plan for krisekommunikasjon. Dette trenger ikke være et langt dokument, og det er ofte slik at det er arbeidet med planen som er mest nyttig. Ved å gjennomgå momenter som bør være med i en krisekommunikasjonsplan blir man klar over hva man bør være forberedt på og hvilke forholdsregler man bør ta før et arrangement, og samtidig er det viktig å involvere både egne ansatte og frivillige i planens innhold.

Krisekommunikasjonsplanen bør være kort, konsis og konkret. Den bør inneholde kontaktinformasjon for nøkkelpersoner, en kort beskrivelse av hva som kan skje (scenarioer) etterfulgt av hvordan kommunikasjon i slike situasjoner er tenkt håndtert. Et enkelt kart over målgrupper kan være nyttig, og man bør også på forhånd bestemme seg for hvilke kanaler som skal benyttes – og hvem som er ansvarlig for innholdet.

Man bør også tenke på hvordan innholdet i krisekommunikasjonsplanen skal spres og gjenfinnes. Alle ansatte bør kjenne til planen, og frivillige og andre som sporadisk er med på arrangementet bør kjenne til hoveddeler, eksempelvis viktige kommunikasjonskanaler og arrangementets talspersoner. Man bør også dele planen med andre aktører som lokalt politi som man må forventes å samarbeide med hvis noe skjer.

Nedenfor følger utkast til en kriseplan. Det er ikke sikkert alle momenter trenger være med, men det anbefales å vurdere de forskjellige punktene nedenfor – i god tid før et arrangement. Huskelisten og kontaktlisten kan gjerne printes ut. Husk å gjøre den ferdige krisekommunikasjonsplanen tilgjengelig for andre både i papir og elektronisk form.

Kriseplan

1. Introduksjon
   1. Formål med planen relatert til spesifikt arrangement
   2. Møtested for krisegruppe + alternativt møtested på geografisk annen plass
   3. Ledelse
   4. Poengtere viktighet med opplæring i rømningsveier, bruk av kommunikasjonsutstyr og varslingsrutiner
2. Scenarioer
   1. Kort om hva man kan se for seg, eksempelvis:
      1. Scenekollaps
      2. Eksplosjon

• Brann

1. Terror
2. Matforgiftning
3. Rusmidler

• Storm, hagl, lynnedslag
• "Crowd trampling"

1. Billettrot / svindel
2. Økonomirot
3. "Utnytting" av frivillige, lange arbeidsdager osv.

• SoMe-aksjoner mot artister eller arrangement
• Protester, dvs. grupper som ankommer med plakater, ropert osv.

1. Andre aktører å forholde seg til
   1. Bør ha møter før arrangement for å snakke om ansvarsforhold, kommunikasjonskanaler, bli kjent med hverandre osv.
   2. Mulige aktører
      1. Lokalt politi
      2. Lokalt sykehus

• Kommunal kriseledelse

1. Lokale medier
2. Budskap
   1. Generelt
      1. Omsorg for berørte
      2. Ta initiativ- gå ut med info selv

• Kun politi gir opplysninger om antall skadde/drepte

1. Korrigere rykter – via media, sosiale medier, egen nettside osv.
2. Unngå spekulasjoner om årsak, ansvarsforhold, antall skadde/drepte og økonomiske konsekvenser.
3. Korte setninger, gjenta hovedbudskap + «bygge bro» til viktig info
4. Utarbeide «holding statements» på forhånd, eksempelvis:
   1. Vi er kjent med at det har vært en hendelse ved _____ og vi gjør nå alt vi kan for å bringe klarhet i situasjonen.
   2. Vi er svært lei oss for det som har skjedd og gjør alt vi kan for å ta vare på dem som er berørt.

• Vi følger situasjonen nøye og samarbeider nært med det lokale politiet.

1. Vi har ingen bekreftet informasjon ennå, men vi vil publisere nyheter om hendelsen så snart vi vet noe mer.
2. Typiske spørsmål fra media
   1. Hvem har ansvar for sikkerheten?
   2. Hvor mange gjester/publikummere?

• Hvor skal pårørende henvende seg?

1. Hva skjer de neste dagene?
2. Var sikkerheten god nok?
3. Hvordan kunne dette skje?
4. Målgrupper og kanaler
   1. Lag gjerne tankekart eller enkle illustrasjoner i form av tabeller eller lister
   2. Tenkt bredt og alternativt
   3. Eksempler på målgrupper:
      1. Publikum
      2. Egne ansatte

• Frivillige

1. Samarbeidspartnere
2. Sponsorer
3. Nødetater

• Lokalmedia
• Regionsaviser

1. Riksmedier
2. Kommuneledelse
3. Mulige kanaler
   1. Sosiale medier
   2. Nettside

• Media

1. Skjermer
2. SMS/gruppevarsling
3. E-post

• Allmøter
• Oppslag/plakater

1. «Ropert»
2. Mediahåndtering
   1. Ha liste med telefonnumre til redaksjoner klar på forhånd
   2. Være forberedt på mange telefoner, vurdere egen telefon/nummer for mediehenvendelser
   3. Avklare hvem som skal være talsperson + vara (begge må være tilgjengelige og edru til enhver tid)
   4. I forkant av intervju eller pressekonferanse kan det være fornuftig å utarbeide talepunkter og fakta-ark
   5. Starte medieovervåking tidlig – både nettaviser, riksmedia og sosiale medier
   6. Svare på trender og hyppig stilte spørsmål, ikke nødvendigvis svare hver enkelt som spør om noe på Facebooksiden
   7. Utarbeide pressemeldinger
   8. Tilby bilder, kart og fakta
   9. Vurdere egnede intervjusteder (vekk fra åsted, tilgjengelig osv.)
   10. Avklare budskap og avsender med andre aktører
   11. Være forberedt på (tidlig) kritikk
3. Teknikk og utstyr
   1. Ladere
   2. Kabler
   3. Nøkler
   4. Printer
   5. Lukket Facebook-gruppe for intern kommunikasjon
   6. Flickr for publisering av bilder
   7. Påloggingsinformasjon for nett, sosiale medier, evt. overvåkingsverktøy
4. Pårørendehåndtering og psykososial oppfølging
   1. Kontaktinformasjon til lokalt ansvarlige
   2. Avklare samlingssted for pårørende
   3. Tilrettelegge for minnemarkeringer, uformelle samlinger, lystenning osv.
5. Vedlegg:

Kontaktliste

• Ledelse
• Andre aktører
• Lokalmedia
• Riksmedier
• Egne ansatte
• Frivillige

Bakgrunnsinformasjon: Fakta-ark, bilder, kart, statistikk

Tekniske systemer og avklaringer

1. Primærmøtested
2. Sekundermøtested (annet geografisk sted, i fall primærmøtested er utilgjengelig)
3. Bærbar PC
4. Strømkabler og ladere
5. Printermulighet
6. Nettverk
7. Samhandlingsplattform
   1. Lukket Facebook-gruppe
   2. SMS-system (eks. SMSgruppe.no)
   3. Telefonmøter (eks. MeetAt fra Telenor)
   4. Gruppevarslingsystem (eks. UMS)
8. Kontoer på sosiale medier og innloggingsrutiner
9. Nettpublisering inkl. påloggingsinformasjon

Huskeliste – første timer

• Varsling
• Ivareta sikkerhet
• Situasjonsforståelse
• Vurdere behov for ekstra hjelp
• Bestemme hvem som uttaler seg til media
• Bekjentgjøre nummer til pressetelefon (via nett, Twitter, NTB, lokalmedia osv.) og bemanne pressetelefon
• Overvåke media og sosiale medier
• Budskapsutforming
• Publisere info på nett og sosiale medier
• Vurdere pressetreff og pressekonferanse
• Korrigere feilinformasjon og rykter
• Vurdere liason til sykehus, politi etc.
• Igangsette samhandlingsplattform
• Vurdere «worst case»
• Være forberedt på kritikk

Kontaktliste