Konsertbudsjett
Det er vanlig og kun budsjettere kostnader forbundet med selve konserten. Dette er såkalte variable kostnader, hvorav noen er uavhengige av avtalen du gjør med bandet. Eksempler på slike kostnader kan være: leie av lokaler, leie av teknisk utstyr (PA, lys, strømopplegg), TONO, vakthold, markedsføring, m.m. Disse bør det være relativt enkelt å beregne ut ifra tidligere erfaringer. De resterende variable kostnadene avhenger av avtalen. Eksempler på dette er honorar, reisekostnader, ekstra lyd og lys i forhold til standard oppsett, backline, overnatting, mat, bevertning og eventuelle ekstra markedsføringstiltak. Det er vanlig å finansiere faste kostnader, og andre kostnader som en arrangør har i bunn, enten via servering, medlemsinntekter eller støtte. Derfor kalkuleres dette vanligvis ikke som en del av arrangementskostnadene. Dette gjelder blant annet leie og drift av kontorer, telefonutgifter, rekvisita, kontingenter, midler til opplæringstiltak, etc.
Når du har satt opp en oversikt over alle kostnadene, vet du hvor mye du minimum må ha i inntekter for å komme i balanse. Her finner vi altså konsertens break-even, der kostnader og inntekter er like store. Break-even er som kjent ofte utgangspunkt for prosentavtaler, og derfor et viktig begrep. Et lurt triks kan være å bruke regnskap fra tidligere liknende arrangementer som utgangspunkt for budsjett.