Internkontroll

Tenk på det først og fremst som kvalitetsforbedringsarbeid! Vi skal bli bedre!

PUFF

PUFF står for Planlegge, Utføre, Følge opp og Forbedre. Vi skal se litt nærmere på de enkelte delene.

Planlegge

Kom i gang

Ledelsen har ansvar for at vi gjennomfører internkontroll, men hvem som helst kan selvsagt ta initiativ til at det kommer i gang. Det er jo viktig at hele organisasjonen er med på arbeidet. Ledelsen kan ikke bestemme alene hvordan vi skal bli bedre på det vi gjør.

Start for eksempel med HMS- og/eller sikkerhetspolicyen. Den er et godt utgangspunkt for arbeidet.

Hva gjelder?

Skaff en oversikt over hva vi har å forholde oss til:

• Hvilke lover/regler og forskrifter?
• Interne regler eller rutiner?
• Bransjenorm?
• Publikumskrav?
• Andre myndighetskrav?

Hva har vi?

Dette er innsamlingsfasen. ALT skal samles inn. Det kan være:

• Eksisterende rutiner
• Skrevne regler
• Uskrevne regler
• Sedvaner
• Opplæring
• Arbeidsavtaler
• Kontrakter
• Brannverndokumentasjon
• Bruksanvisninger
• Sertifikater på utstyr

Hva kan gå galt?

Hvis vi allerede har gjort risikovurderinger for arrangementet vårt, så henter vi frem disse. Hvis ikke må de gjøres nå.

Hva gjør vi?

Dette er fasen der vi skal planlegge og dokumentere tiltak.

Ut fra det vi har samlet inn under ”Hva gjelder” og ”Hva har vi”, samt risikovurderingene som er utført, skal vi nå lage en handlingsplan, eller en tiltaksplan.

Ledelsen og ansatte må utarbeide dette i fellesskap, og planen må minimum inneholde:

• Hva skal utføres
• Hvem har ansvar for at det blir utført
• Når skal det utføres

Utføre

Lage prosedyrer og rutiner

Start med å lage prosedyrer og rutiner, så er vi sikker på at alle gjør alt på samme måte, eller at vi gjør det samme fra gang til gang.

Eksempel på en rutine: Ingen skal kjøre truck uten kompetansebevis:

• Nøkler utleveres mot fremvisning av kompetansebevis
• Vedkommende som har nøkkel er ansvarlig for at ikke andre bruker trucken
• Vi skal lage et internt og personlig "Kjørekort" som følger med i trucken til enhver tid

Planlegg opplæring

Lag en plan for hvordan opplæring skal skje. F.eks.:

• På eller i forbindelse med frivilligmøte
• Gruppeopplæring med gjennomgang før skiftet begynner
• Arbeidsbeskrivelser for de forskjellige oppgavene

Gjør informasjonen/rutinene/tiltakene kjent for alle

Det hjelper ikke å ha brukt masse tid på planlegging hvis ingen vet om resultatet. Vi kan f.eks.:

• Sende ut instrukser til alle på forhånd
• Kreve av alle signerer på at de har lest reglene våre når de møter opp
• Henge opp oppslag på pauserommet eller der folk spiser
• Gjennomføre informasjonsmøter
• Gjøre det kjent gjennom opplæringen

Gjennomfør arrangementet

Nå skal det som er planlagt settes ut i livet!

Start gjerne med noen få prosjekter så dere ikke blir motløse med en gang. Noen forslag kan være:

• Å lage én side ”Praktisk sikkerhetsinformasjon” som alle frivillige, ansatte og innleide skal lese og signere på at de har lest
• Planlegge og gjennomføre en gjennomgang av HMS/sikkerhet under frivilligmøtet
• Lag en skriftlig rutine/regler for bruk av hjelm under rigg
• Lag et avviksskjema, eller en annen enkel metode for å melde inn avvik (uhell, nestenulykker, noen som har gjort noe de ikke skulle, noe som har skjedd som ikke burde ha skjedd)

Følge opp

Løpende kontroll

Noen må ta HMS-runder underveis. Én eller flere må få ansvaret. Lag gjerne et skjema eller en mal for hva som skal kontrolleres på hver runde.

Oppfølgingsmøter

Gjennomfør HMS-oppfølgingsmøter med leverandører som jobber på arenaen. Det kan også være et fint tiltak for å fange opp forsinkelser eller kunne gjøre justeringer underveis.

Behandle meldinger om avvik

• Gå gjennom og vurder avviksmeldinger som har kommet inn
• Rett opp eventuelle feil og mangler
• Gjennomfør tiltak hvis nødvendig

Evaluering

Når arrangementet er ferdig må det gjennomføres evaluering. Spør dere selv f.eks.:

• Nådde vi målene vi hadde satt oss?
• Var det uønskede hendelser vi ikke hadde forutsett
• Var det uønskede hendelser fordi rutiner eller regler ikke virket?
• Var det uønskede hendelser fordi det manglet rutiner eller regler?
• Dukket det opp nye risikoer?

Det er viktig å ikke glemme å ta frem igjen evalueringen og erfaringene fra forrige arrangement når vi er i gang med neste, selv om det kanskje er et helt år mellom de to.

Hele poenget med alt arbeidet med planlegging, utføring og oppfølging er jo at vi skal bli bedre – og da må vi lære av våre erfaringer og gjøre justeringer til neste gang!