Bud
Hvis man legger inn bud (med konsertbudsjett), så gjør det alltid skriftlig eller per epost. Vær åpen og ærlig i dine vurderinger. Definer tydelig hvem som dekker hva. Tidsbegrens budet i forhold til når du må ha avklaring. Husk også å avklare eksklusivitet ved å undersøke om bandet har spillejobber i samme område/by nært opp til datoen du jobber med – dette vil påvirke besøkstallet på din konsert. Du kan be om eksklusivitet i din by eller ditt fylke i en gitt tidsperiode for å sørge for at ikke konkurrerende aktivitet ødelegger for ditt arrangement.
Innhold i et bud
Hva er så ingrediensene i et gjennomarbeidet bud?
Hvis vi grupperer informasjonen i tre ulike deler:
- Et honorartilbud (med et arrangementsbudsjett)
- En oversikt over tekniske spesifikasjoner
- En liste over standard betingelser for den lokale arrangøren
Dere kan med fordel lage faste maler for alle disse tre punktene.
Standard betingelser i budet
De generelle betingelser i tilbud fra lokal arrangør kan inneholde hva som helst som arrangør ønsker å ha med. Dette er en ganske uregulert bransje, og alle slags avtaler er mulige. Et godt startpoeng i et bud er hvor lenge budet står, og hvilke dager dere har ledig for bandet. Hvor lenge dere er villige til å la budet deres stå avhenger av deres eget avklaringsbehov. Noe kortere enn en uke er imidlertid ikke naturlig. Presiser gjerne at budet deres inkluderer artistskatten på utenlandske artister, og at dette er et forhold dere forventer blir håndtert av artistens management/agent. Det samme gjelder agentens honorar. Det kan være begrensninger i forhold til skjenkebevilling, eventuelt tider for lydprøver og lignende; sørg for å få informert så tidlig som mulig om dette. Noen steder er det naturlig at arrangøren dekker lokal transport for artist. Definer hva dette innebærer, så slipper dere høye taxiregninger som dere kunne ha unngått. Mange konsertsteder opererer med ulike priskategorier på billetter, samt at gjestelisteplasser inngår som en del av personalgodene. Dette er viktige betingelser, spesielt hvis det er honorarmodeller som går på prosentsats av døra. Hvorvidt arrangøren ønsker seg et supportband, bør også nevnes i budet.
Se Norske Konsertarrangørers budmal for festivaler under nedlastning.
Endelig avtale
Etter noe kommunikasjon rundt detaljer fram og tilbake er som regel avtalen i boks, og da er det bare å holde hva man har lovet.