Booking

Bookingagent og bookingansvarlig

Booking er for mange den mest attraktive jobben for/hos en konsertarrangør. Her skal man vise at man har nese for ting som rører seg, man skal utvikle arrangørens profil, og man skal gjøre gode avtaler. Imidlertid er booking mest av alt et håndverk på linje med andre oppgaver der det er viktig å ha rutinene på plass, være på ballen til enhver tid, og å ha nettverk og penger/økonomi i fokus.

Artisten og konsertarrangøren – et gjensidig avhengighetsforhold

Som konsertarrangør er man prisgitt artist eller agent for å få til den profilen man ønsker seg. I noen tilfeller kan dette innebære at man føler seg presset til å gå med på avtaler man egentlig ikke har råd til. I slike situasjoner kan det være greit å huske på at forholdet mellom arrangør og artist er et gjensidig avhengighetsforhold: uten artist ingen konsert - og omvendt! De fleste artister er avhengige av de inntektene de kan få ved en spillejobb og uetablerte band er dessuten avhengige av spillejobber for å få vist seg fram og kanskje få signert en platekontrakt. For artisten er det å spille en konsert også en ypperlig arena for å utvikle seg ytterligere.

Agenten sin rolle, og behovet for basiskunnskap hos bookingansvarlig

Etablerte artister har som regel en bookingagent som håndterer alle forespørsler om konsertvirksomhet på vegne av artisten. Bookingagenten inngår i det totale teamet rundt artisten og samarbeider som oftest tett med management rundt beslutninger som tas.

Management, plateselskap og bookingagent har alle sine planer for artisten og som regel anses konsertvirksomheten som en stor og viktig del av artistens virke. Planer legges ofte i relativt god tid, og ofte i forbindelse med slipp av plate eller andre aktiviteter. En turné planlegges gjerne for en bestemt periode på høst eller vår, og festivalsesongen planlegges ofte med en rød tråd. Det er ikke sikkert at artisten er tilgjengelig til det tidspunktet du som bookingansvarlig ønsker deg.

Det er viktig å forholde seg til dette; ved enten å melde sin interesse på et tidlig tidspunkt i turnéplanleggingen, eller være forberedt på å vente til det passer.

Bookeren sin rolle

Agenten har ofte forventninger til bookeren selv om man for eksempel er bookingansvarlig hos en frivillig organisasjon og ny i bransjen. Først og fremst forventes det at man er ærlig om de rammene man har til rådighet. Det meste av bookingarbeid er basert på tillit mellom agent og arrangør. Deretter er det viktig at man klarer å melde tilbake når man skal. En booker som ikke er tilgjengelig, eller som bruker for lang tid på å få klarert sitt mandat, kan lett miste tillit hos agent. Beslutninger tas ofte raskt, så det gjelder å være innstilt på å respondere raskt.

Bookeren må dessuten ha kunnskap om alle lokale forhold. Man skal tross alt klare å sette opp et nøyaktig budsjett for konserten. Om du er usikker på hva du kan levere i form av teknisk utstyr eller kostnader som dekkes er det bedre at du ber om tid til å sjekke opp det dere ikke har oversikt over. Og forvent forståelse for det. En agent ser heller at du er grundig og svarer på rett grunnlag enn at artisten bekrefter en spillejobb med uklare forutsetninger.

Ta et par telefoner til kompetente kjentfolk, og bruk internettet for det det er verdt. Ikke lat som om du kan noe du faktisk ikke kan.

Bookerens rolle i organisasjonen er sentral, men kompleks. Det understrekes gjennom det åpenbare behovet for tett dialog med økonomisk ansvarlig, teknisk ansvarlig og markedsføringsansvarlig. Alle må jobbe tett sammen for at ting skal kunne gjøres ordentlig. For arrangører som baserer sin drift på frivillig arbeid er den manglende kontinuiteten for bookingansvarlige en stor utfordring både for spillested og agent. Her bør man fokusere både på overlapping og grundig opplæring.

Et godt tips til deg som er ny bookingansvarlig på studentsted: Ta en runde rundt og hils på de ulike agentene i de forskjellige bookingbyråene. Fortell om planene og ambisjonene deres og gi dem et navn og et ansikt.

Selve bookingprosessen

Booking er en prosess med flere faser. Det kan være lurt å bruke litt tid på å bli sikker på ting, og dermed minske risikoen for å trå feil. Dette står litt i kontrast til agentens krav om raske svar, så her må man finne sitt eget balansepunkt.

• Sett deg godt inn i økonomien til spillestedet ditt. Hvilke faktorer vil spille inn økonomisk.
• Vær så tidlig ute som mulig. På en del artister vil man imidlertid ikke få svar lang tid i forveien, kanskje tidligst 3-4 måneder.

En normal prosess kan være som denne:

Forespørsel/idéutvikling: Dette er bookingens kreative fase. Her handler det om å tenke programprofil, og bruke hva man har av nettverk for å få ideer. Hør på demoer, sjekk ut blogger, nettsider, showcase-festivaler, Youtube og streamingtall på Spotify, les magasiner, vurder gjennomførbarhet og få en følelse av behovet i markedet.

Tilbud fra agent/artist: Har du opparbeidet deg et nettverk i markedet, får man mange tilbud fra agenter. De gitte tilbud står ofte i stil med tidligere resultater. Er man en aktiv del av det lokale musikkmiljøet, vil det gjerne også komme kontinuerlige tilbud fra lokale artister.

Forundersøkelser: Stol på egne vurderinger, men få også andre informanters syn på planene. Bruk gjerne sjangerspesialister og bruk plateselskapene aktivt. Hvordan gikk det sist bandet spilte, hvor lenge siden er det, hvordan er streamingtallene og platesalget, kommer det en ny plate eller single snart, har artisten nylig vunnet en pris, hvordan er den lokale medieinteressen, er man i kontakt med artistens hovedagent? Osv.

Risikovurdering/ budsjettering: Er det en god periode (feks. er det generelt veldig stille om sommeren og i helt i starten av januar, og påskeferien er mange bortreist), hva slags pris kan man ta, har man rett aldersgrense i forhold til målgruppe, skjer det noe annet på stedet denne kvelden, finnes det noen naturlige samarbeidspartnere å dele risiko med? Skaff dere oversikten over omgivelsene, og utarbeid nøyaktige budsjetter. Husk å budsjettere og forhandle ridere (teknisk og catering/ overnatting, hospitality) samtidig med honorar.