Bemanningsplan

En bemanningsplan er en plan som blant annet sier noe om:

• Posisjon/post/hvor skal de forskjellige jobbe
• Når (dag/klokkeslett) skal de forskjellige jobbe
• Hvor mange skal jobbe på de forskjellige postene
• Hva er oppgaven på de forskjellige postene

Hvorfor skal vi lage en bemanningsplan?

Det er flere grunner til at vi bør lage en bemanningsplan, men de viktigste er:

• Det er en viktig del av sikkerhetsplanen og søknad(er) til politi/brann Bemanningsplanen viser hvordan vi i praksis skal utføre sikkerhetsarbeidet vi planlegger for. Dette er viktig informasjon for blant annet politiet som skal vurdere både deres behov for tilstedeværelse og vår evne til å ta vare på publikum
• Det er et godt grunnlag for dialog med vekterselskap Vi kan bruke bemanningsplanen som et grunnlag for innhenting av tilbud fra vekterselskaper
• Den viser hvor mange frivillige/ansatte vi har behov for Bemanningsplanen gir oss en oversikt over hvor mange frivillige vi må skaffe eller hvor mange ansatte vi må ha på jobb for å ivareta sikkerheten
• Den er en del av opplæringen Alle som skal jobbe med sikkerhet eller vertskapsroller trenger opplæring, og de trenger å være trygge på oppgavene sine. Postinstruksene fra bemanningsplanen beskriver oppgavene og kan brukes både til opplæring og som repetisjon/huskeliste

Det beste stedet å starte er med et kart over lokalet eller arenaen. Da får du lettere oversikt over hva du trenger. Hvis du ikke har et kart så bør du lage et. Om så bare et håndtegnet kart som viser scene(r), inn-/utganger, bar, serveringspunkter, toalettområde og ikke minst rømningsveier. Når du har et kart over arrangementsområdet, så begynner du å tegne inn forskjellige posisjoner. Vi kaller det poster. Du trenger ofte poster som:

• Port-/dørvakter ved alle rømningsveiene
• Kontroll av akkreditering/adgangsbevis til f.eks.
  • Front of House
  • Backstage
  • Scenen
  • Frivillig-/ansattområdet
  • Handicap-plattformen
• Billettkontroll
• Visitering/bag-search i inngangen
• Pit/scenegrav (mellom scenen og barrikadene)
• Noen som teller personer inn/ut så vi er sikker på at vi ikke slipper inn for mange
• Streifende brannvakter
• Skjenke og/eller ordensvakter

Lag en oversiktstabell

Når dere har plassert postene på kartet, føres disse over i en tabell før dere begynner å beskrive hver enkelt post.

Dato / fra kl. / til kl.

Hvis dere har arrangement over flere dager, med forskjellig behov de forskjellige dagene, så skriver dere opp dag/dato. Dere bør i alle fall ha med mellom hvilke klokkeslett den aktuelle posten må være bemannet.

Hvor/hva

Hvor er posten og hva er hensikten med den. F.eks. ”Portvakt rømningsvei Nord”, eller ”Innslipp, billettkontroll”. Om du setter navn på posten kan du også lage en kolonne for dette. F.eks. ”Port 1” eller ”Innslipp”

Type

Er det en frivillig eller en vekter som skal bemanne posten?

Ønsket antall

Hvor mange ønsker vi skal bemanne den aktuelle posten? Statiske port/-dørvakter er f.eks. alltid hyggeligere om man er to. Hvor mange vi trenger til billettkontroll kommer an på hvor mange inngangssluser vi har, og så videre.

Minimum antall

Det er ikke alltid vi kan få det som vi ønsker, så da bør vi vurdere hvor mange vi minimum kan greie oss med pr. post. En rømningsdør kan f.eks. fint bemannes av én person, selv om det kanskje blir kjedelig å stå der etterhvert, mens vi ikke kan ha færre billettkontrollører enn vi har inngangssluser.

Oppgaver, normalsituasjon

Så må vi beskrive hva oppgaven(e) til den/de som står på den aktuelle posten er – i normalsituasjon. Det kan f.eks. være: ”Passe på så folk ikke går inn i FOH, setter seg/lener seg på utstyret, eller setter fra seg ølen sin”, eller ”Kontrollere at publikum har gyldig armbånd og at armbåndet sitter skikkelig på armen”

Noen poster kan ha en annen funksjon ved utslipp (etter at arrangementet er ferdig), og da må dette også beskrives under oppgaver. For eksempel kan de som har drevet med billettkontroll i inngangen kontrollere at publikum ikke tar med seg alkohol ut fra arrangementsområdet når de går hjem: ”Fjerne inngangsslusene. Stå klar med søppelsekker til glass. Ingen drikke skal ut”

Oppgaver, evakuering

Lag en egen kolonne som beskriver hvilke(n) oppgave(r) de forskjellige postene har under en eventuell evakuering. For eksempel: ”Åpne porten i full bredde for evakuering. Veilede publikum ut”, eller ”Bistå gjestene med å komme seg vekk fra området. Pass på så det ikke blir press i trappene”

Samband

Bemanningsplanen er også fin til å plassere inn, både på kartet og i tabellen, hvem som skal ha samband/radio/walkie-talkie. I en nødsituasjon er det stor fordel å bruke samband fremfor mobiltelefon, da det går mye raskere og vi kan få varslet mange personer samtidig.

Minimum bør sikkerhetsleder og port/-dørvaktene ved rømningsveiene ha samband.

Skriv ut postinstrukser

Informasjonen du nå har satt inn i tabellen kan overføres, eller flettes til postinstrukser for hver enkelt post. Dette kan være et A4-ark eller tilsvarende som vi skriver ut, laminerer og henger opp ved de forskjellige postene. Eller vi kan skrive dem ut i mindre format og dele ut til de som skal bemanne postene. Den viktigste informasjonen er navn på posten og oppgavene. På den måten er beskrivelsen av oppgavene alltid tilgjengelig for de som skal utføre den. Det er ikke alltid så lett å huske hva posten heter, og om det er et stort arrangement vil vi gjerne kalle opp ”Port 1” i stedet for ”Marianne” som er den som bemanner posten med samband. Når postinstruksen tydelig viser at vedkommende står på ”Port 1”, så slipper vi misforståelser om hvem som skal svare når vi roper opp porten på sambandet.