Avtaler og kontrakter
Uavhengig av størrelse på artist, sted eller hvorvidt det er penger i omløp, er det alltid lurt å ha en skriftlig avtale. En avtale består gjerne av tre deler:
- Kontrakten som inneholder opplysninger om honorar, spillested, dato og klokkeslett, opplysninger om andre band/forband, promomateriell, markedsføring og de generelle kontraktsvilkårene.
- Hospitalityrideren (tilleggsrider), med praktiske opplysninger om overnatting, transport, bevertning, garderober, mm.
- Teknisk rider, som beskriver bandets tekniske behov, herunder backline, PA, lys, strøm og andre spesifikasjoner.
Sørg for at dere overholder det dere lover, og husk at man kan forhandle om alt.
Riderforhandlinger
Ridere forhandles parallelt med honorar siden så mange kostnader knytter seg til dette. Det er viktig å utrede kostnadene ved alle punktene i rideren for å skape et bilde av hva som er helt nødvendig. Det er god grunn til å forhandle om disse, og her kan det være mange tusenlapper å spare.
For å redusere kostnadene bør dere undersøke følgende:
- Kan artisten bo privat, må de ha enkeltrom?
- Kan artisten spise hjemmelaget mat/brødmat/kafémat?
- Velger artisten billigste transportvei? (tog/trikk vs. taxi)
- Holder utstyret arrangøren vanligvis benytter?
- Hva kan artistene ta med av egen backline?
Sørg for at begge parter blir enige. Det hjelper ikke å stryke punkter i en rider hvis ikke artisten godkjenner det. Riderkrav som sigaretter er en privatsak som ikke bør belastes arrangører. Dessuten skal artisten jobbe, så store mengder alkohol er også urimelig. I enkelte tilfeller kan det være lurt å presisere hva som skjer hvis artistene sover i buss eller fikser overnatting selv. Har de da krav på de samme pengene som hotelloppholdet ville kostet? Dette er en av tingene som bør behandles og avtales som en såkalt buy-out (frikjøp), og gå til reduksjon i break-even, framfor å tilfalle artist direkte.
Det bør på den annen side ikke bli slik at riderforhandlinger blir et slags mesterskap i å kutte vekk ting. Konserten skal tross avholdes under fornuftige omstendigheter.
Standardkontrakt
Norske Konsertarrangører har utviklet generelle kontraktstillegg. Dette for å prøve å standardisere en del juridiske forhold knyttet til avtalene, slik at brukerne er klar over hva de virkelig har ansvar for. Man er enige om at ansvaret går begge veier; artist er ansvarlig for arrangørens påløpte kostnader hvis de ikke oppfyller kontrakten, og arrangør er ansvarlig for artistens nettotap hvis arrangøren bryter avtalen. Det er vanskelig å si noe kategorisk i forhold til hva som bør skje ved forsinkelser, uhell og andre ting som oppstår uventet og uten skyld av noen, men ofte vil det være berettiget med delt ansvar.
Se kontraktsmal under nedlasting.
Avtale om forskudd og honorar på faktura
Det har blitt noe vanligere å betale inntil 50 % av honorar i forskudd til artister, spesielt hvis man kjøper fra utlandet, eller hvis det er første gang man samarbeider med en agent. Sørg for at dette ordnes på en sikker måte for dere, f.eks. i fall kansellering. De fleste agenter sender faktura på honorar. Intensjonen er å begrense flyten av kontanter, som heller ikke regnskapsførere og revisorer er særlig begeistret for. Etter norsk lov har man ikke anledning til å betale mer enn NOK 10 000 i kontanter. Dersom artist eller agent ber om kontanter kan da ikke det totale honoraret til artist overskride NOK 10 000.